Menghubungkan ratusan perguruan tinggi se-Indonesia untuk menyalurkan informasi seputar pelaporan akademik / perkuliahan memang bukan perkara mudah. Ini lah yang selama ini dialami staf Pangakalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) Kemenristek Dikti guna menjamin kelengkapan data masing-masing perguruan tinggi di Indonesia. Sebagai bagian dari Kemenristek Dikti, PDDIKTI merupakan pusat penyedia data penyelenggara pendidikan tinggi seluruh Indonesia.
Tiap perguruan tinggi di Indonesia wajib melakukan pelaporkan data akademik seperti data mahasiswa, dosen, dan program studi ke PDDIKTI tiap semesternya. Bagaimanapun juga, pelaporan ini bukanlah proses yang sederhana, apalagi jumlah total perguruan tinggi seluruh Indonesia yang mencapai ratusan ribu. Dalam prosesnya ini, muncul banyak pertanyaan dari pihak perguruan tinggi terkait aturan, prosedur, maupun kendala yang mereka hadapi dalam melengkapi laporan. Staf PDDIKTI harus senantiasa siap menangani setiap pertanyaan dan keluhan yang masuk.
Selama ini, pertanyaan dan keluhan yang masuk dari perguruan tinggi masih melalui email, surat fisik, maupun whatsapp. “Staf jadi bingung untuk memprosesnya karena jumlahnya banyak dan tersebar,” ungkap Intan Nirmala, Staf Informasi dan Publikasi PUSDATIN Kemenristek Dikti. Masalah lainnya adalah pertanyaan yang masuk sering kali sama, sehingga tim helpdesk PDDIKTI harus merespon atau menjawab pertanyaan yang sama berulang-ulang. Jumlah staf helpdesk yang terbatas juga membuat pembagian tugas atau pelimpahan pertanyaan yang masuk jadi tidak merata. Oleh karena itu, PDDIKTI membutuhkan sistem helpdesk yang mampu menampung semua pertanyaan dan keluhan secara terpusat, serta dapat dikontrol dan dikelola bersama.
“Bagaimana sub helpdesk yang baik untuk pengelola PDIKTI. Kami coba fokus apa yang kami bisa dulu, yakni fokus pada hal teknis seperti pada sistem,” kata Franova Herdiyanto, Kepala Informasi dan Publikasi Kemenristek DIKTI
IntegraOffice memenuhi kriteria tersebut dengan memberikan sistem helpdesk yang mampu menjawab permasalahan PDDIKTI. Dengan sistem helpdesk IntegraOffice ini, seluruh pertanyaan masuk dalam satu pintu saja yang terpusat. Ini bukanlah sistem helpdesk biasa, melainkan telah dimodifikasi dengan tambahan fitur-fitur penunjang lainnya seperti Community Portal dan Knowledge Management. Semua pertanyaan yang masuk secara terbuka dapat diakses oleh pengguna yang merupakan perwakilan dari masing-masing perguruan tinggi. Jadi seluruh perwakilan dari perguruan tinggi dapat tergabung dan memiliki akses terhadap semua informasi yang dibagikan dalam sistem.
Selain itu, pengguna juga bisa mendapatkan informasi berdasarkan pertanyaan-pertanyaan yang telah ada sebelumnya karena semua pertanyaan terekam dan dapat diakses. Jadi, baik staf helpdesk PDDIKTI maupun perwakilan dari perguruan tinggi tidak perlu lagi ribet dengan kendala yang berulang-ulang.
Dengan adanya sistem helpdesk IntegraOffice ini, staf helpdesk PDDIKTI lebih dimudahkan dalam menyampaikan informasi kepada seluruh perguruan tinggi di Indonesia. Pertanyaan yang masuk terkelola dengan baik, pembagian tugas merata, perwakilan perguruan tinggi senang, yang akhirnya berimbas pada proses pelaporan data yang makin efektif dan efisien.
“Dengan IntegraOffice ini pertanyaan tersebut dapat di-manage dengan baik, sehingga pertanyaan dari Perguruan Tinggi dapat terjawab dengan baik,” imbuh Intan.
Bahkan organisasi sebesar PDDIKTI pun mengalami susahnya mengelola pertanyaan dan keluhan yang masuk dari stakeholder. Maka penting memiliki sistem helpdesk yang baik dan mampu menjadi solusi permasalahan organisasi. Ingin organisasi Anda handal dalam menangani pertanyaan dan komplain? IntegraOffice dapat membantu Anda. Jangan khawatir, IntegraOffice mampu sesuaikan kebutuhan Anda.
