integraOffice KMS- Di era sekarang ini, sebuah pengetahuan atau knowledge merupakan hal yang wajib dan harus dipenuhi dan dikelola dengan sebaik-baiknya secara tepat dan efisien bagi instansi atau perusahaan.Mengapa? karena dengan pengelolaan knowledge yang tidak tepat, akan membawa kerugian yang besar bagi jalannya aktivitas perusahaan. Hal itu karena tidak meratanya skill/pengetahuan yang di terima oleh individu yang kompeten dalam jalannya perusahaan. Seperti yang kita ketahui, Knowledge Management atau pengelolaan pengetahuan adalah sebuah cara untuk menangkap dan mengelola pengetahuan / knowledge yang dimiliki oleh setiap individu dalam perusahaan secara terpusat dan kemudian pengetahuan/knowledge tersebut dapat disebarluaskan ke individu-individu lain di perusahaan yang membutuhkan demi kelancaran jalannya perusahaan.
Disini ada 2 jenis pengetahuan/knowledge yang harus dikelola, yaitu :
- Tacit
Adalah pengetahuan yang ada di dalam masing-masing karyawan yang belum terdokumentasikan. Tacit knowledge ini sangat penting dan menjadi aset berharga bagi perusahaan, karena terdiri dari pengetahuan dan aktivitas sehari-hari. Dan akan sangat berguna kalau bisa dibagikan ke stakeholder di perusahaan dalam menambah pengetahuan dan untuk mengatasi masalah yang ada.
- Explicit
Adalah kebalikan dari tacit, karena explicit knowledge sudah terdokumentasikan, dimana karyawan lainnya dapat mempelajarinya dengan mudah.
Sebelumnya di perusahaan, cara mengelola dan menyimpan pengetahuan ini bersifat manual, yaitu dengan adanya unit/bagian di perusahaan yang harus satu persatu mendata dan mencatat segala sesuatu keahlian dan pengetahuan yang dimiliki setiap individu ke dalam sebuah catatan khusus, yang nantinya dapat dijadikan acuan dalam menjalankan pekerjaan bagi karyawan lainnya. Namun kini cara-cara pengelolaan manual sudah mulai ditinggalkan karena dianggap sudah tidak efektif dan efisien serta tidak selaras dengan kemajuan jaman sekarang.
Bagaimana dan apa ada solusinya?
Sebenarnya solusinya cukup mudah, yaitu dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi yang ada, yaitu dengan menggunakan sebuah sistem aplikasi Knowledge Management System (KMS) berbasis online dan digital, yang tentunya akan lebih mudah untuk mengelola pengetahuan dan menyebarkannya secara merata ke karyawan lain yang membutuhkan. Dengan mengunakan aplikasi Knowledge Management System (KMS) ini, tentunya perusahaan tidak akan susah-susah untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawannya, apalagi data-data knowledge karyawannya masih dapaat diakses meskipun karyawan tersebut sudah tidak berada di perusahaan tersebut.
Karena kemudahan dalam pengelolaan knowledge yang dimiliki karyawannya, hal tersebut menjadikan aplikasi Knowledge Management System (KMS) sangat tepat dan bisa dijadikan solusi saat pandemi dan era new normal yang menuntut perusahaan untuk menerapkan kebijakan kerja dari rumah (WFH) atau kebijakan distancing lainnya. Karena perusahaan dengan mudah mengakses data-data knowledge yang ada di dalam sistem, tanpa harus menghadirkan si pemilik knowledge tersebut.
Dimasa pandemi dan era new normal, peran aplikasi Knowledge Management System (KMS) sangat penting, karena :
- Meningkatkan Aset Pengetahuan Perusahaan
Dengan adanya sumber pengetahuan dari sistem aplikasi Knowledge Management System (KMS), bisa menambah dan memberi kemudahan bagi karyawan untuk memanfaatkan pengetahuan tersebut. Yang nantinya dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan dan perusahaan.
- Lebih Cepat Dalam Mengambil Keputusan
Dengan kemudahan akses knowledge yang dibutuhkan, karyawan dapat meningkatkan kualitas dan dengan mudah mengambil keputusan demi meningkatkan kinerja dan produktivitasnya.
- Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi Perusahaan.
Dengan adanya knowledge yang terstruktur dan lebih mudah serta cepat diakses, perusahaan dapat bertindak secara cepat dan efektif dalam menerapkan knowledge tersebut guna meningkatkan kinerja dan produktivitasnya.
- Memunculkan Inovasi Baru
Dengan banyaknya pengetahuan yang tersimpan, tentu saja dapat dengan mudah di kolaborasikan dan dijadikan bahan evaluasi bersama para stakeholder perusahaan untuk menciptakan inovasi-inovasi baru, agar perusahaan mampu maju bersaing meski sedang pandemi seperti saat ini.
Beberapa hal di atas hanya beberapa saja dari sekian banyak alasan mengapa aplikasi Knowledge Management System (KMS) itu sangat penting bagi perusaahaan saat pandemi dan era new normal seperti sekarang ini.
Ingin lebih detail informasi dan inplementasi terkait aplikasi Knowledge Management System (KMS). Anda bisa menghubungi kami, dan kami siap membantu memberikan informasi dan solusi terbaik tetkait Knowledge Management System (KMS).
