integrasolusi.com – Tata kelola persuratan manual yang selama ini masih dilakukan di banyak organisasi tentu saja membutuhkan waktu lama. Mekanisme surat menyurat yang selama ini berlangsung adalah dengan mengirimkan surat melalui perantara kurir ke tiap satuan kerja atau divisi atau bahkan ke organisasi lain. Dalam pengirimannya dimungkinkan adanya keterlambatan proses pengantaran surat atau bahkan hilangnya surat yang tentu saja sangat berpengaruh pada informasi yang didapat, hal ini tentu saja akan membuat hilangnya sebuah informasi sehingga dapat menghambat kelancaran roda organisasi.
Paradigma bahwa surat menyurat harus dilakukan dengan mengirim kertas fisik harus segera dihilangkan, hal tersebut sangat tidak efektif dan tidak efisien dan juga bertentangan dengan prisnsip memerangi global warming karena banyaknya penggunaan kertas untuk operasional organisasi perusahaan.
Alur persuratan digital integraOffice
PT Integra Teknologi Solusi menciptakan aplikasi e-office persuratan sebagai tools yang mampu menyolusi permasalahan yang sering dihadapi instansi dalam mengelola proses surat menyurat. Sejauh ini e-office persuratan sudah banyak digunakan di beberapa tipe organisasi, mulai dari instansi pemerintahan, BUMN, sampai dengan swasta. e-office persuratan sendiri sudah dibekali fitur-fitur unggulan seperti surat masuk, surat keluar, disposisi masuk dan keluar, informasi masuk dan keluar, tracking surat, dan juga bisa mendukung penerapan digital signature di mana keaslian surat bisa dijamin meskipun tidak ada tandatangan basah atau stemple dari pimpinan organisasi. Adapun tujuan dari dikembangkanya aplikasi ini adalah:
- Dapat diakses melalui komputer dan gadget dengan koneksi Internet.
- Penyampaian disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat birokrasi yang ada.
- Proses pencarian surat (tracking) dilakukan lebih mudah, lebih cepat dan dapat dicetak pada saat dibutuhkan.
- Informasi adanya surat masuk dapat diketahui dengan cepat melalui email atau bahkan pesan whatsapp
- Pejabat pemberi disposisi tidak harus berada di kantor, tetap dapat memberikan disposisi dan memantau perkembangan maupun laporannya via aplikasi web atau mobile application.
- Penghematan biaya kertas karena paperless, penghematan waktu karena berbasis surat elekronik.
- Terdapat fitur reminder batas waktu pelaksanaan disposisi.
- Pengaturan hak akses hanya untuk yang berhak mengakses.
Pada akhir tahun 2020 hingga awal tahun 2021 ini semakin bertambah banyak instansi yang menggunakan e-office persuratan. Kondisi ini tak lepas dari keadaan dunia yang masih dilanda pandemi sehingga banyak perusahaan yang mulai sadar akan pentingnya pengelolaan surat secara digital.
Hal ini juga sejalan dengan prinsip good corporate governance yang mendasari suatu proses dan mekanisme pengelolaan perusahaan berlandaskan peraturan perundang-undangan dan etika berusaha. Dengan menerapkan e-office persuratan pada perusahaan merupakan langkah maju untuk dapat bersaing di dunia usaha era revolusi industri 4.0 yang mengharuskan kecepatan dan ketepatan dalam menjalankan strategi perusahaan guna mencapai visi misi yang sudah ditetapkan.
Nah sudah tahu kan, mengapa banyak instansi/perusahaan yang mulai aware terhadap persuratan digital, ya karena memang banyak manfaat yang akan didapatkan.
Sudahkah Anda mengimplementasikan persuratan digital di instansi/perusahaan Anda?
Ingin tahu lebih dtil aplikasi persuratan digital dan bagaimana implementasinya? Langsung saja klik disini
Semoga bermanfaat dan selamat beraktivitas
