integrasolusi.com – Surat-menyurat merupakan salah satu hal yang tidak lepas pada aktivitas sebuah perkantoran, tidak hanya di instansi/lembaga pemerintahan saja, melainkan diseluruh perkantoran di berbagai sektor, yang aktivitas sehari-harinya erat hubungannya dengan kertas,baik itu berkas dokumen atau surat. Aktivitas surat-menyurat menjadi bagian yang penting pada instansi/organisasi. Khususnya pada instansi pemerintahan, karena surat-menyurat merupakan alat komunikasi secara administratif terhadap kegiatan yang dilakukan. Selain itu ada lagi aktivitas penting yang melekat pada proses surat-menyurat yaitu disposisi, aktivitas disposisi ini merupakan aktivitas penugasan dari atasan kepada para bawahannya, yang biasanya didasarkan pada surat yang masuk atau diterima pimpinan. Namun tanpa disadari, sebenarnya dalam aktivitas surat-menyurat dan disposisi di suatu instansi ada kendala-kendala yang bisa muncul kapan saja dan dapat mengganggu proses dan aktivitas lain pada sebuah instansi/organisasi, seperti ; lambatnya surat yang masuk ke meja atasan, lambatnya proses disposisi, susah mencari surat, sulit melakukan pelacakan / tracking surat yang masuk, dan tentu saja beban anggaran yang membengkak dari tahun ke tahun hanya untuk belanja kertas, dan masih banyak lagi masalah-masalah yang lainnya.
Bisa Anda bayangkan, di saat ada tugas mendadak dari atasan untuk menyiapkan/mencari surat yang pernah masuk untuk segera diserahkan ke atasan, tentu saja akan dibikin repot dengan mencari secara manual dan bahkan butuh waktu yang lama, tentu saja Anda akan mendapat teguran dari atasan. Selain itu, banyaknya tumpukan surat yang belum didisposisi oleh atasan , karena memang mobilitasnya tinggi, tentunya juga bisa berdampak besar pada aktivitas lain di instansi/organisasi Anda. Belum lagi instansi Anda tiap tahun harus mengeluarkan anggaran yang besar hanya untuk biaya kertas dan ruang penyimpanannya, tentu saja Anda harus benar-benar bisa merencanakan anggaran yang tidak saling mengganggu pos anggaran lainnya.
Tapi sekarang tidak perlu khawatir akan masalah-masalah yang muncul seperti di atas. Mengapa ? ya karena sekarang ini ada sistem yang dapat membantu dan mempermudah dalam aktivitas persuratan, yaitu dengan menggunakan aplikasi e-Office. Namun apakah Anda semua tahu, ada sistem aplikasi e-Office yang dapat membantu sesuai dengan kebutuhan instansi Anda? Tentu saja aplikasi integraOffice Persuratan dan Disposisi jawabannya.
Mengapa harus integraOffice Persuratan dan Disposisi? Karena dengan sisten e-Office dari integraOffice :
- Kemudahan Pencarian/Tracking Surat – Surat selalu bisa dicari karena tersimpan di database
- Real Time, tak perlu kurir– Surat masuk bisa segera sampai ke Pimpinan, karena Pimpinan segera mendapat notifikasi dan bisa membaca isi surat begitu surat selesai diinput oleh operator ke sistem
- Anywhere Anytime – Proses disposisi bisa lebih mudah, dimana saja dan lebih cepat tersampaikan
- Kerahasiaan Terjamin -karena Integra Office hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehinga terjaga kerahasiaannya.
- Monitoring Lebih Mudah – Dengan Integra Office statistik dan laporan aktivitas persuratan dan disposisi dapat terpantau secara miudah dan real time
- Nomor Surat Otomatis – Penomoran surat keluar otomatis, sehingga lebih cepat dan efisien, pencarian informasi pun tentunya lebih mudah alat bantu pencarian yang ada di Integra Office
- Paperless – semua proses terhadap surat dilakukan secara digital, sehingga mengurangi penggunaan kertas yang tentu saja menghemat anggaran
Sudah tahu kan? Mengapa integraOffice Persuratan dan Disposisi cocok dan sesuai kebutuhan instansi Anda sebagai solusi dalam menghemat anggaran kertas, menyingkat birokrasi dan tracking surat dengan mudah dalam aktivitas surat-menyurat. Selain beberapa hal di atas, integraOffice sudah teruji dan digunakan lebih dari 40 instansi, mulai dari kementrian, BUMN, pemerintahan, rumah sakit, perguruan tinggi sampai dengan swasta.
Jangan ragu-ragu lagi! Hubungi kami sekarang untuk DISKUSI GRATIS dan mendapatkan informasi detailnya.
Selamat Beraktivitas
