Mengelola dokumen dan surat pada organisasi pemerintahan tentu cukup merepotkan apalagi dengan sistem birokrasi yang rumit. Hal tersebut dialami oleh Ditjen Sumber Daya IPTEK dan DIKTI (SDID) sebagai bagian Kemenristek DIKTI yang berfokus pada pengembangan sumber daya IPTEK dan DIKTI. Sebagai Ditjen yang berfungsi untuk merumuskan serta melaksanakan kebijakan di bidang smber daya pendidikan tinggi dan teknologi, Ditjen SDID tentunya memiliki kebutuhan akan sistem yang mampu menunjang fungsi tersebut, khususnya kebutuhan dalam sistem manajemen dokumen.
Selama ini, dokumen dan surat yang sifatnya fisik masih dikelola secara manual. Sedangkan dokumen digital disimpan pada penyimpanan komputer masing-masing pegawai. Hal itu membuat proses pencarian dokumen menjadi lama dan susah karena tidak tahu di mana tepatnya dokumen berada. Selain itu, dokumen juga tidak bisa dikelola dan diakses bersama karena penyimpanan tidak terpusat. Belum lagi kalau sudah lupa dan informasi dokumen tidak lengkap, maka kinerja pegawai akan terhambat hanya karena harus melakukan kegiatan yang kurang begitu penting. Padahal sebagai organisasi pemerintah, Ditjen SDID harus selalu meningkatkan pelayanannya ke publik secara cepat, tepat, dan memuaskan.
Pengelolaan dokumen seperti itu tidak lagi bisa diterapkan jika Ditjen SDID ingin berkembang demi mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu dan kemampuan IPTEK yang mendukung daya saing bangsa. Demi menjawab permasalahan tersebut, Ditjen DIKTI mempercayakan IntegraOffice sebagai partner guna membangun sebuah sistem manajemen dokumen yang handal sekaligus aman. Sistem manajemen dokumen ini telah resmi berjalan dan digunakan oleh Ditjen SDID mulai pengujung tahun lalu.
Dengan sistem manajemen dokumen IntegraOffice, kini pencarian dokumen dapat lebih mudah. Dokumen juga dapat dilacak keberadaannya sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, sistem manajemen dokumen IntegraOffice ini memiliki fitur khusus yang sesuai dengan proses bisnis Dirjen SDID, yakni fitur bundling. Dengan fitur bundling, dokumen yang berkategori sama atau yang sifatnya saling melengkapi secara otomatis berada dalam satu folder. Dengan ini, pengguna akan tahu dokumen mana yang belum dan harus dilengkapi. Ini tentunya memudahkan Dirjen SDID dalam melaksanakan fungsinya mengingat dokumen yang diproses banyak yang sifatnya saling berkaitan.
Organisasi sebesar Ditjen SDID Kemenristek DIKTI pun memiliki permasalahan dalam hal pengelolaan dokumen. Oleh karena itu, sudah saatnya kini organisasi dan perusahaan yang ingin berkembang harus memiliki sistem manajemen dokumen yang mampu mempermudah kinerja perusahaan. Apakah perusahaan Anda juga ingin berkembang? IntegraOffice dapat membantu Anda mewujudkan hal itu.
