integraOffice – Penggunaan Kertas pada sebuah organisasi atau instansi memang tidak bisa dipisahkan, karena hampir semua administrasi yang dilakukan semuanya menggunakan kertas sebagai alat yang paling ideal dan umum digunakan. Namun, tahukah Sobat Office bahwa bahan baku dari kertas itu sendiri adalah serat kayu yang dimana ini berasal dari pohon-pohon. Artinya, semakin banyak penggunaan kertas pada sebuah organisasi atau instansi, maka ini juga akan berdampak pada kelestarian hutan yang merupakan sumber dari pohon-pohon yang menjadi sasaran untuk ditebang dan diambil untuk dijadikan kertas. Kita tahu bahwa hutan memiliki peran yang sangat strategis yakni sebagai paru-paru dunia. Hal ini mungkin terlihat sepeleh bagi sebagian orang, namun memiliki dampak yang begitu besar bagi kesehatan bumi kita.
Dengan semakin majunya teknologi dan informasi saat ini, harusnya penggunaan kertas pada sebuah organisasi bisa berkurang secara signifikan. Hal ini dikarenakan semua proses administrasi yang biasanya dilakukan dengan 100 persen menggunakan kertas, kini bisa diminimalisir dengan siginifikan dengan adanya proses digitalisasi, dimana semua dokumen atau data yang dimiliki organisasi tersimpan dalam sebuah sistem elektronik. Hal ini merupakan sesuatu yang positif karena mendukung kelestarian hutan dan kesehatan bumi kita. Pada kesempatan ini kami akan membagikan 2 informasi proses bisnis yang sangat memungkinkan untuk didigitalisasi sehingga bisa membantu kelestarian hutan dan kesehatan bumi kita. Proses bisnis tersebut antara lain adalah :
- Proses Surat Menyurat
Proses surat menyurat dalam sebuah organisasi merupakan salah satu hal yang paling sering dilakukan, terutama pada instansi pemerintah dimana intensitas surat menyurat setiap harinya tergolong sangat tinggi. Artinya penggunaan kertas pada organisasi akibat dari surat menyurat ini cukup besar dan banyak menyita pepohonan yang ada, dan tentunya berdampak pada kesehatan dan kelestarian hutan. Maka proses ini sangat strategis untuk ditransformasikan kedalam persuratan elekronik. Selain lebih mudah dalam implementasinya, persuratan secara elektronik atau digital membantu kelestarian hutan kita.
- Digitalisasi Pada Proses Pengarsipan Dokumen
Selain proses surat menyurat, proses yang juga menyita banyak penggunaan kertas adalan proses pengarsipan dokumen. Setiap organisasi pasti memiliki dokumen, baik skala kecil, menengah, maupun besar. Semakin besar dan kompleks organisasi tersebut, maka dokumen yang dimiliki juga cenderung lebih banyak. Hal ini juga sangat tepat untuk ditransformasikan dalam penyimpanan secara digital. Manajemen Dokumen secara digital tidak hanya sekedar memudahkan proses pengarsipan itu sendiri, tapi juga memiliki peran dalam mengurangi penggunaan kertas pada organisasi.
Kedua proses bisnis diatas, merupakan hal yang sangat umum dan hampir dilakukan oleh setiap organisasi atau instansi. Kebayang tentu berapa banyak penggunaan kertas yang bisa kita kurangi karena digitalisasi proses yang kita lakukan. Kesimpulannya adalah, digitalisasi proses bisnis sebenarnya tidak hanya berperan dalam memudahkan aktivitas kerja semata, namun lebih dari itu juga berdampak pada kelestarian hutan dan kesehatan bumi yang lebih terjaga.
Ingin mendigitalisasi proses bisnis pada organisasi Anda ?? tapi bingung harus mulai dari mana ?? Segera hubungi kami untuk berkonsultasi secara Gratis !!
