integasolusi.com – Salam Sobat Office dimanapun berada, semoga semuanya diberikan kesehatan agar bisa melaksanakan tugas dan aktivitasnya sehari-hari. berbicara tentang aktivitas, tentunya dalam keseharian kita, banyak aktivitas yang dilakukan, dan kali ini yang akan kita bahas, adalah aktivitas kerja di kantor, yaitu bagaimana agar kita bisa mengelola perkantoran kita jadi lebih efektif dan efisien, baik itu di sektor pemerintahan, perusahaan, swasta sampai dengan pendidikan.
Seperti yang kita ketahui bersama, dalam suatu manajemen perkantoran, tentu sudah tidak asing lagi dengan berkas-berkas dan dokumen-dokumen yang keluar masuk silih bergant sebagai salah satu bagian penting dalam aktivitas sebuah instansi/organisasi. Tentu saja manajemen dokumen itu penting, karena dengan dokumen, semua aktivitas kita dapat kita ketahui dan juga dengan dokumen pula, semua data informasi yang penting dapat kita filter dan kita simpan sebagai dokumen penting dan rahasia. Selain itu, dokumen juga mempunyai peran penting bagi instansi/organisasi sebagai alat komunikasi secara tertulis antar bagian yang ada.
Namun yang tidak kita sadari saat ini adalah bagaimana cara mengelola manajemen dokumen dengan tepat. Karena semakin kompleksnya dan tingginya alur dan proses yang ada pada, tentu saja akan memunculkan masalah-masalah dalam pengelolaan dokumennya. Hal ini biasa muncul ya karena pengelolaan dokumen yg dilakukan secara manual dan terkadang dianggap sepele oleh sebagian instansi/perusahaan yang imbasnya di kemudian hari bisa menghambat aktivitas instansi/perusahaan itu sendiri.
Nah apa saja sih,kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan dokumen yang kurang tepat? Berikut contohnya :
- Masalah waktu, dengan mengelola dokumen secara manual, jelas akan memakan waktu yang lama, karena dokumennya masih berbentuk fisik, pencarian dokumennya pun masih dicari secara manual di tumpukan atau lemari arsip yang tentu saja butuh waktu lama dan pencariannya.
- Masalah human error, ini sangat sering terjadi dalam mengelola dokumen. Karena jika manajemen dokumennya masih mengandalkan tenaga manusia, bisa saja melakukan kesalahan dalam penamaan dokumen, penempatan dokumen atau bisa saja penyebab kerusakan dan kehilangan dokumen.
- Masalah ragam/versi dokumen, ini pasti membuat tambah pusing petugas yang mengelola dokumen. Karena pengelolaannya masih manual, tentunya apabila ada perubahan atau revisi terhadap suatu dokumen, tidak serta merta pihak lain yang berhubungan dengan dokumen tersebut tahu, sehingga harus konfirmasi dahulu tentang perubahan dokumennya. Bayangkan saja banyak ragam dokumen yang beredar dan tidak tahu versi mana yang harus dipakai
- Masalah kerahasiaan dan keamanan data, ini merupakan hal yang sering dianggap sepele. Apalagi dalam manajemen dokumennya masih dengan cara manual, dimana pengelolaan dokumen secara manual belum cukup mumpuni dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen. Karena masih bisa diakses atau didapat oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab untuk mencuri dan bahkan membocorkan ke yang tidak berkepentingan.
- Masalah anggaran dan tempat, ini juga bisa membuat pengelolaan dokumen menjadi sulit. Ya karena biaya anggaran kertas yang membengkak gara-gara tingginya intensitas dokumen, dan harus menyediakan tempat atau ruang khusus penyimpanan dokumen fisiknya, yang umum maupun yang sifatnya rahasia. Jelas sangat membebani dan menyulitkan pengelolaan dokumennya.
Isi Artikel
Lalu bagaimana solusinya agar manajemen dokumen jadi lebih, mudah, efektif dan efisien?
Solusinya kita harus pandai dalam memanfaatkan kecanggihan teknologi digital yang ada sekarang ini. Salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi Dokumen Manajemen Sistem dari integraOffice yaitu integraOffice DMS, dimana aplikasi ini hadir sebagai solusi dalam memanajemen dokumen secara tepat.
Aplikasi manajemen dokumen integraOffice DMS, tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen secara digital saja, melainkan mencakup semua keseluruhan aktivitas dalam mengelola sebuah dokumen dengan cepat, mudah, efektif dan efisien. Mengapa? Ya karena dokumen adalah aset berharga dari instansi/organisasi sehingga harus dikelola dengan sebaik-baiknya.
Apa saja benefit nya jika mengimplementasikan aplikasi manajemen dokumen integraOfice DMS?
Diantaranya adalah sebagai berikut :
-
Mudah dalam pencarian dan tracking dokumen
-
Informasi detail terkait dokumen yang lengkap
-
Jaminan keaslian dokumen (watermark)
-
Hak akses dokumen terjaga
-
Riwayat / Sejarah perubahan dokumen bisa kita pantau
-
Dokumen bundling
-
Data dokumen tersimpan di cloud-storage (dokumen bisa diakses dimanapun dan kapanpun)
Dengan berbagai benefit yang kita dapatkan pada aplikasi manajemen dokumen integraOffice DMS, tentunya akan sangat membantu dalam pengelolaan dokumen secara digital di kantor secara mudah, efektif dan efisien
Dan sudah saatnya bagi kita untuk bertransformasi ke arah digital dengan menggunakan Aplikasi manajemen dokumen integraOffice DMS.
Jadi tunggu apalagi ! Segera hubungi kami untuk informasi lengkapnya.
Terima kasih dan semoga bermanfaat
