integrasolusi.com – Disaat seperti sekarang ini, pemanfaattan teknologi informasi sudah menjadi keharusan bagi organisasi/instansi, mulai dari instansi pemerintahan, perusahaan, bidang swasta bahkan sampai dengan institusi Pendidikan. Semuanya harus sudah beralih menggunakan teknologi informasi digital dalam membantu mempermudah berjalannya aktivitas sehari-harinya, ada berbagai macam pemanfaatan teknologi informasinya, bisa dikembangkan internal organisasi sendiri atau bisa juga di support dari pihak ketiga penyedia jasa IT. Salah satu dari bentuk implementasi dari teknologi informasi adalah aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi yang dapat membantu mempermudah jalannya proses surat-menyurat dan disposisi di suatu instansi/organisasi.
Disini kita akan bahas, implementasi e-Office Persuratan dan Disposisi di institusi pendidikan di bawah Kementrian Agama, yaitu Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Ambon, yang beberapa waktu lalu aktivitas surat-menyuratnya beralih dari cara manual ke cara yang lebih mudah dan efektif dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi. Dengan menggunakan aplikasi e-Office ini sudah dirasakan manfaat yang luar biasa terutama dalam menyingkat birokrasi dalam proses surat-menyurat dan disposisinya, sehigga aktivitas yang ada bisa lebih efektif dan efisien.
Sebelum mengimplementasikan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi dan masih menggunakan cara manual, muncul berbagai masalah dalam aktivitas persuratan dan disposisinya, seperti ; bagian umum yang biasa mengurusi persuratan akan mengalami kesulitan dalam mencari surat yang ada, susah melakukan tracking surat sudah sampai mana, apalagi kalau atasan meminta laporan suratnya dengan segera, tentunya akanbikin ribet. Belum lagi bagi atasan dalam hal ini adalah rector, akan mengalami kesulitan dalam melakukan tracking dan mengetahui progress dari disposisi yang telah diberikan, dan harus butuh waktu lama untuk mengetahui responnya. Selain itu, bisa juga lambatnya respon tujuan surat, ketika ada surat masuk di aknir minggu, yang pasti karena lambatnya respon bisa berpengaruh ke aktivitas yang lainnya.
Namun semuanya sekarang berubah secara signifikan terkait permasalahan diatas, dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, kini aktivitas surat-menyurat dan disposisi di IAIN Ambon dapat berjalan dengan lebih mudah, efektif dan efisien, terlebih dengan adanya aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi versi mobile application, yang dapat diakses dari smartphone masing-masing penggunanya, yang semua informasi surat-menyurat dan disposisinya dapat diakses hanya dalam genggaman, dimana saja dan kapan saja.
Seperti yang diungkapkan oleh salah satu staff IAIN Ambon, yaitu Bapak Syaikhu, sebagai Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keuangan, “ e-Office Persuratan membantu kami dalam meningkatkan kinerja dan mendukung reformasi birokrasi dalam meraih akreditasi kampus dan ISO 9001-2015 tentang Manajemen Layanan Mutu yang bekerja sama dengan TUV Rheinland Jerman”, ujarnya. Nah dengan implementasi e-Office Persuratan dan Disposisi, akan membawa manfaat dan keuntungan bagi penggunanya, seperti dapat mendukung reformasi birokrasi dan untuk akreditasi kampus serta sebagai syarat sertifikasi ISO 9001 tentang manajemen layanan mutu.
Sebenarnya dari uraian dan testimoni di atas, adalah sebagian kecil saja dari manfaat penggunaan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi bagi kampus/universitas, karena masih banyak lagi manfaat lainnya yang didapatkan.
Ingin lebih detail informasi e-Office Persuratan dan Disposisi sesuai kebutuhan Anda?
Silakan kontak kami segera, tim kami akan selaliu siap membantu Anda
