E-Surat integraOffice – Aktivitas surat menyurat atau korespondensi merupakan aktivitas yang tidak bisa lepas dari setiap instansi maupun organisasi, karena surat-menyurat sebagai alat koordinasi dan komunikasi secara administratif baik itu di internal instansi.organisasi atau dengan pihak eksternal diluar instansi, dengan demikian aktivitas surat-menyurat masih menjadi rujukan utama pada setiap aktivitas di instansi maupun organisasi, terutama di instansi/lembaga yang berhubungan dengan pemerintahan.
Namun tahukah Anda, meski kita sekarang di era digital, masih banyak instansi/organisasi yang secara umum masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan persuratannya, dimana seperti kita ketahui bersama menggunakan cara manual dalam aktivitas persuratan akan berimbas pada manajemen persuratan yang tidak berjalan efektif dan efisien, seperti munculnya masalah-masalah ; keterlambatan dalam proses surat, ketidaktahuan posisi surat/ disposisi yang ada, dan masalah-masalah lainnya yang dapat menghambat kinerja instansi. Dalam hal ini, instansi harus bisa mencari solusi terkait permasalahan yang ada, terutama masalah dalam melacak atau tracking surat dan disposisi yang ada, karena tracking posisi surat dan disposisi merupakan hal yang sangat penting. Mengingat tujuan kita harus tahu posisi surat dan disposisi, adalah agar setiap pihak yang terlibat didalamnya bisa segera merespon sesuai dengan surat/instruksi yang diberikan demi kelancaran aktivitas
Isi Artikel
Bagaimana Solusinya ?
Beruntungnya saat ini kita berada pada era digital, disini kita bisa memanfaatkan kemajuan teknologi digital yang ada untuk membantu memberikan solusi ketika kita susah dalam melacak/tracking surat dan disposisi yang ada, yaitu dengan menggunakan sebuah aplikasi sistem persuratan digital, atau biasa kita kenal dengan sebutan E-Office persuratan, Tapi di banyak instansi biasanya menyebut dengan Elektronik Surat atau E-Surat.
Dengan adanya sistem persuratan E-Surat ini, tentunya pekerjaan kita dalam mengelola surat-menyurat dan disposisi akan sangat mudah dilakukan secara online atau daring. Aplikasi E-Surat ini mampu membantu kita dalam mengelola proses persuratan dan disposisi yang ada, terutama dalam melacak/tracking surat dan disposisi yang ada, dimana semua pihak yang terlibat tetap bisa berkomunikasi dan berkolaborasi dalam proses surat-menyurat dan disposisi kapanpun dimanapun. Dan tentunya, hal ini akan meminimalisir adanya keterlambatan tindak lanjut oleh pimpinan atau staf terhadap surat dan disposisi yang ada.
E-Surat Solusi Tepat dalam Manajemen Surat dan Disposisi yang Ada
Dari sekilas uraian di atas menunjukkan bahwa aplikasi E-Surat sangatlah penting dalam membantu proses persuratan, terutama dalam melacak status surat dan disposisi yang ada. Sehingga instansi/organisasi perlu segera untuk mengimplementasikannya agar proses persuratan dan disposisi yang ada bisa berjalan efektif dan efisien.
Selain itu, ada beberapa kemudahan-kemudahan yang akan didapatkan dengan memanfaatkan aplikasi E-Surat ini, seperti :
- Proses surat-menyurat jadi lebih efektif ; engan E-Surat, proses surat-menyurat dan disposisi hanya dilakukan melalui aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sesuai dengan hak aksesnya, dan saat ini pula dikembangkan dalam versi mobile application yang sangat memudahkan jika kita sedang tidak berada di depan laptop/PC. Jalannya aplikasi ini tentu saja harus terkoneksi dengan internet
- Meminimalisir kerusakan dan kehilangan; karena dengan E-Surat semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud base), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas.
- Tracking dan monitoring jadi lebih cepat dan mudah ; dalam aplikasi E-Surat, semua proses tracking dan monitoring surat-menyurat dan disposisi menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di dilakukan prosesnya, meski kita tidak sedang di kantor karena mobilitas tinggi
- Terjamin kerahasiaan dan keamanannya; tentu saja dalam aplikasi ini terjamin kerahasiaan dan keamanannya, karena hanya pengguna yang memiliki hak akses saja yang dapat menggunakan aplikasinya, dengan demikian data-data persuratan tetap aman dan terjaga kerahasiaannya
- Hemat waktu, tenaga, biaya ; Aplikasi E-Surat ini, kita tidak perlu repot-repot dalam mengirim surat dan disposisi kepada penerimanya, cukup masuk pada aplikasi dan melakukan aktivitas persuratan dan disposisi yang akan dilakukan. Selain itu, kita tidak membutuhkan lemari atau ruang khusus untuk menyimpan surat, karena semua data pada aplikasi ini tersimpan secara digital, serta bagi anda yang tidak mau repot dengan urusan infrastruktur IT nya, cukup menggunakan sistem cloud base dengan Software as a Service (SaaS)
Itulah beberapa manfaat ketika mengimplementasikan sistem persuratan E-Surat. Dan semua manfaat tersebut ada pada aplikasi persuratan integraOffice Persuratan.
Jadi, tunggu apalagi ! klik disini atau hubungi kami untuk detail informasi lainnya !
