integraOffice Persuratan – Sebuah instansi/perusahaan dalam aktivitasnya harus melakukan tata kelola instansi/perusahaannya secara efektif dan efisien dan sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan tersebut. Namun dalam menjalankan aktivitasnya yang kompleks, instansi/perusahaan pastinya membutuhkan sebuah sistem pendukung (aplikasi) yang secara otomatis dapat melakukan hampir semua kegiatan dalam pengelolaan pengolahan data dan kegiatan para pegawainya. Hanya dengan cara inilah kegiatan instansi/perusahaan dapat berjalan efektif, dan dapat mencapai tujuan akhir dari visi dan misi dengan sebaik-baiknya. Salah satu aktivitas yang harus dikelola secara efektif adalah proses surat-menyurat, dimana proses ini membutuhkan perhatian lebih, terutama pada dokumen-dokumen atau berkas-berkas surat dari kegiatan administrasi yang ada.
Salah satu sistem aplikasi yang dapat mendukung proses tata kelola aktivitas administrasi di instansi adalah aplikasi E-Surat atau aplikasi Elektronik Surat. Sistem aplikasi ini membuat waktu pengolahan data/administrasi pekerjaan, komunikasi, koordinasi, pelaporan, dan penyampaian informasi menjadi lebih cepat dan akurat antar divisi atau bahkan antar personal yang ada di instansi/perusahaan.
Isi Artikel
Apa itu aplikasi E-Surat?
E-Surat atau biasa dikenal dengan E-Office (Electronic Office) adalah suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran yang berbasis elektronik dan digital. Dimana dengan adanya sistem aplikasi ini telah menggantikan proses administrasi dan manajemen sebelumnya yang berbasis manual ke arah digital.
Aplikasi E-Surat ini memanfaatkan fasilitas jaringan komputer, baik jaringan intranet, internet, maupun jaringan lain. Oleh karena itu, aplikasi ini juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur aktivitas surat-menyurat dan kinerja setiap orang pada suatu kantor atau perusahaan secara mudah dan tepat guna.
Mengapa kita butuh aplikasi E-Surat?
Dalam tata kelola perkantoran, mengolah dan mengakomodir data yang masuk merupakan salah satu bagian tersulit, karena data harus diolah dengan baik sebelum dapat digunakan sebagai informasi yang benar dan disebarluaskan. Bisa saja ini menjadi lebih sulit karena jarak antar kantor/divisi dalam perusahaan yang berbeda, yang dapat menghalangi proses penyampaian informasinya.
Disini peran E-Surat sangat penting dan dibutuhkan, karena E-Surat dapat memperlancar dan mempermudah proses penyampaian informasi, sehingga sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Selain itu, berikut adalah manfaat penggunaan E-Surat bagi instansi/perusahaan sebagai solusi masalah persuratan yang ada, antara lain :
- Efisiensi waktu → Dengan penggunaan E-Surat , proses manajemen perkantoran dan proses surat-menyurat dapat langsung diterima tujuan, sehingga menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
- Mengurangi anggaran kertas → Dengan menggunakan E-Surat, semua proses dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat dilakukan secara digital yang otomatis mengurangi penggunaan kertas
- Mengurangi resiko kerusakan dan kerahasiaan terjamin → Dengan menggunakan E-Surat, dapat mengurangi resiko kerusakan dokumen dalam proses surat-menyurat, karena semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas. Kerahasiaan dokumen surat dan proses yang sedang berjalan terjamin keamanan dan kerahasiaannya, karena aplikasi ini hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehingga terjaga kerahasiaannya
- Tracking dan monitoring jadi lebih cepat → Dengan E-Surat, semua proses tracking dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di monitoring prosesnya
Nah setelah membaca sekilas informasi di atas, sejauh mana solusi dari E-Surat dapat membantu tata kelola perkantoran di tempat kerja anda ?
ingin lebih jelas terkait informasi dan bagaimana implementasi E-Surat yang sesuai kebutuhan instansi Anda ? Info lebih lanjut Klik disini
Atau segera Hubungi kami
Semoga bermanfaat
