integrasolusi.com – Hai Sobat Office! Sudahkan Sobat Office semua mengenal apa itu integraOffice DMS? Atau jangan-jangan di sini masih belum paham apa itu Document Management System (DMS)? Nah kalau kamu masih bingung, jangan khawatir, karena kamu sudah membaca artikel yang tepat. Sebelum jauh membahas kelebihan fitur-fitur canggih yang dimiliki integraOffice DMS, ada baiknnya kamu harus memahami pengertian dasar dari DMS itu sendiri. Yuk kita simak ulasan dibawah ini.
Document Management System (DMS) adalah sebuah sistem digital yang digunakan untuk mengelola dan memanajemen seluruh kegiatan atau alur kerja untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dalam menyimpan dokumen secara efisien. Pernah kebayang ga berapa banyak kertas yang digunakan perusahaanmu setiap harinya? Tentu tak terhitung jumlahnya, sehingga dapat membuat tumpukan kertas yang bisa memenuhi ruang kerjamu. Selain itu dengan memanfaatkan teknologi integraOffice DMS ini, secara tidak langsung kamu juga ikut membantu mengurangi penggunaan kertas berlebih untuk Bumi yang lebih hijau. Beberapa hal tersebut hanyalah segelintir dari berbagai manfaat yang ada. Lalu bagaimana dengan kecanggihan fitur-fiturnya?
Kecanggihan Fitur integraOffice DMS
integraOffice DMS sendiri merupakan salah satu produk unggulan dari PT Integra Teknologi Solusi. Hal ini juga telah tervalidasi dan telah disetujui oleh salah satu BUMN terkemuka di Inonesia, yakni PT Semen Indonesia Tbk. Berbagai rintangan dan tantangan yang dihadapi perusahaan mampu dijawab oleh expertise dari PT Integra. Kecanggihan dari fitur-fitur yang ditawarkan juga dapat menjadi solusi yang ampuh untuk mengelola kestabilan serta produktivitas kinerja di lingkungan PT Semen Indonesia Tbk. Tanpa basa-basi lagi, yuk simak selengkapnya di bawah ini:
- Fitur Keamanan
Kali ini admin akan mengambil tolak ukur dari sebuah sistem penyimpanan (server) pada umumnya, seperti sistem Cloud. Apa saja contohnya? Misal Drop Box, Google Drive dsb. Pertanyaannya, semudah apakah sistem Cloud ini bisa share sebuah dokumen melalui sebuah link? Jawabannya sangat mudah, lantas bagaimana kamu bisa yakin kalau dokumen tersebut aman? Berbeda dengan integraOffice Cloud, berkat sistem keamanan yang canggih, jika kamu ingin mengunduh sebuah dokumen melalui sebuah link, diperlukan persetujuan (approval) oleh pihak yang berwenang terlebih dahulu, sehingga tentu terjamin keamanannya.
- Fitur Pengingat/Reninder Dokumen
Kalau tadi kita sudah bahas soal keamanan, sekarang admin akan menjelaskan tentang fitur pengingat. Masih sama dengan tolak ukur sistem Cloud pada umumnya nih Sobat Office, pernahkah dalam benak Sobat Office bertanya-tanya, divisi/ departmen mana saja yang ternyata dokumennya sudah memasuki masa kadaluwarsa, apakah sistem Cloud dasar ini mampu memberikan informasi pengingat secara detail? Padahal kita tahu setiap dokumen memiliki masa kadaluarsa yang berbeda-beda? Jawabannya tidak. Lagi-lagi integraOffice DMS mampu menjawab tantangan tersebut dengan fitur pengingat yang canggih. Saat memanfaatkan teknologi yang kami miliki ini, sistem akan otomatis memberikan sebuah notifikasi tentang dokumen mana saja yang sekiranya perlu dihapus atau dihanguskan karena sudah melewati masa kadaluarsa.
- Fitur Change Work Unit
Dalam sebuah implementasi di suatu organisasi, kira-kira ada berapa banyak proses re-organisasi? Seperti yang kita ketahui, dalam skala BUMN ataupun BUMD, hampir setiap 1 tahun sekali melakukan yang namanya re-organisasi. Lantas apa pengaruhnya terhadap dokumen? Jika satu divisi/ department memiliki 20 dokumen atau lebih, kemudian divisi/ department ini ternyata di-merger ataupun di-split menjadi dua divisi, case terburuknya adalah maka kamu harus melakukan penomoran ulang sebuah dokumen. Fitur Change Work Unit dari integraOffice DMS ini mampu membantumu memecahkan masalah yang rupanya kelihatan simple, tetapi kenyataannya justru rumit jika terjadi. Gimana masih penasaran sama fitur canggih lainnya?
- Fitur Watermark
Ga kalah penting Sobat Office, fitur canggih selanjutnya dari integraOffice DMS adalah fitur watermark, yang bisa dibilang tidak dimiliki oleh sistem Cloud dasar manapun yang tersedia di pasaran. Misal ada pihak yang membutuhkan suatu dokumen untuk diunduh, maka pihak tersebut tidak bisa semena-mena mengunduhnya tanpa persetujuan dari pihak berwenang. Tidak berhenti sampai di situ saja, sistem integraOffice DMS juga dirancang khusus agar setiap dokumen terunduh akan otomatis mencetak sebuah watermark yang sangat rinci tentang siapa yang mengunduh dokumen, di hari apa, di pukul berapa dan apa judul dokumen yang diunduh. Satu tingkat lebih unggul bukan kecanggihannya?
Nah Sobat Office, itu beberapa saja yang dapat disampaikan terkait integraOffice DMS, tetapi sebenarnya fitur-fitur canggih di atas hanyalah seklumit dari berbagai fitur yang mampu kami jawab di lingkungan kerja PT Semen Indonesia Tbk.
Kesimpulannya, pemanfaatan tools integraOffice DMS juga akan membantu meningkatkan kualitas perusahaan secara internal maupun external.
Bagaimana, masih penarasan dengan fitur integraOffice DMS yang lebih lengkap dan detail?
Atau bisa juga melalui tombol WhatsApp yang tersedia di bawah ini.
Sekian artikel tentang fitur canggih integraOffice DMS yang kami miliki, semoga bermanfaat dan sampai jumpa di artikel selanjutnya. 😊
