integraOffice Persuratan – Salam Sobat Office! Bagi Anda semua yang bekerja di perkantoran atau lembaga pemerintahan, pastinya sudah mengetahui kalau aktivitas persuratan dan disposisi adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis secara administratif, yang biasa digunakan dalam menyampaikan informasi antar individu yang ada dalam instansi/perusahaan. Meski saat ini kita berada di era teknologi digital, namun surat-menyurat masih memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan perkantoran di instansi/perusahaan.
Proses persuratan masih menjadi hal penting dalam kelancaran kegiatan instansi/perusahaan untuk mencapai tujuan. Dalam sebuah perkantoran, surat merupakan alat komunikasi formal, sebagai sumber informasi resmi dan terpercaya dari para Stakeholder instansi/perusahaan. Dalam aktivitas persuratan yang ada, dokumen surat berfungsi sebagai bukti tertulis, bukti sejarah, dan bahkan sebagai acuan dalam menjalankan aktivitas di instansi/perusahaan.
Nah dalam kaitannya dengan persuratan yang ada di era digital sekarang ini, tentunya Anda semua bisa menemui berbagai macam aplikasi sebagai hasil teknologi digital yang bisa dimanfaatkan dalam membantu mempermudah dalam mengelola proses surat-menyurat dan disposisi yang ada. Salah satunya adalah sebuah sistem aplikasi Persuratan Digital atau biasa kita sebut dengan e-Office atau E-Surat. Aplikasi E-surat ini adalah salah satu teknologi digital yang digunakan untuk membantu memudahkan dalam mengelola surat, mulai dari pencatatan surat masuk, disposisi, sampai dengan surat keluar, yang tentunya sesuai dengan birokrasi yang ada di masing-masing instansi/perusahaan.
Isi Artikel
Bagaimana E-Surat digunakan dalam membantu manajemen surat masa kini ?
Sekali lagi, E-Surat adalah sebuah sistem secara elektronik yang berbasis digital berupa software atau aplikasi, yang dirancang dan dikembangkan untuk membantu proses surat-menyurat dan disposisi yang ada di suatu perkantoran agar terkelola dengan baik. Aplikasi persuratan digital E-Surat ini sangat memudahkan para penggunanya dalam berkomunikasi dan berkoordinasi dengan surat, baik antar staff,ke internal instansi/perusahaan, maupun ke pihak eksternal di luar instansi dengan menggunakan sistem online. Dalam hal penyimpanan, aplikasi E-Surat ini juga sangat praktis, karena semua data disimpan dalam bentuk digital sehingga membantu mengurangi penggunaan kertas atau paperless.
Tujuan implementasi aplikasi E-Surat
Dalam implementasi Persuratan Digital E-Surat ini, selain membantu pekerjaan di kantor jadi lebih mudah, ada beberapa tujuan dan fungsi lainnya, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Distribusi surat dan disposisi secara realtime ; Surat masuk/keluar dan disposisi yang ada bisa sampai kepada penerima secara cepat dan tepat. Dalam praktek persuratan manual, terkadang distribusi surat dan disposisi terjadi kendala, sehingga membuat dokumen surat dan disposisi bisa hilang atau bahkan rusak sebelum sampai kepada penerimanya. Dengan aplikasi E-Surat ini dijamin distribusi surat dan disposisi akan sampai kepada penerimanya secara cepat dan tepat, karena dilakukan secara online dan realtime.
- Sebagai alat kontrol proses persuratan dan disposisi yang ada : Dalam aplikasi E-Surat tentu saja semua aktivitas persuratan dan disposisi dicatat secara detail dan online, sehingga dapat dijadikan dasar apabila dikemudian hari dibutuhkan laporan untuk data-data persuratan dan disposisi yang ada.
- Tracking surat dan disposisi jadi lebih mudah ; Karena dalam aplikasi E-Surat ini semua dalam bentuk digital, tentu saja akan sangat memudahkan para penggunanya dalam melakukan tracking terhadap surat dan disposisi yang ada, sehingga mudah ditelusuri sudah sampai mana surat dan disposisinya, suda ada tanggapan atau belum disposisinya, dll sehingga tidak terjadi miskomunikasi.
- Menghindari penomoran surat ganda ; Tentu saja karena aplikasi E-Surat dikembangkan secara digital dan online, penomoran suratnya pun dilakjukan secara otomatis dari sistem, sehingga tidak akan ditemui penomoran surat ganda pada surat yang dikeluarkan.diterbitkan.
- Paperless : Dengan aplikasi E-Surat ini, semua proses terhadap surat dan disposisi dilakukan secara digital, sehingga mengurangi penggunaan kertas dan tentu saja dapat menghemat anggaran biaya pengeluaran kertas.
Kesimpulannya
Penggunaan teknologi digital, dengan aplikasi Persuratan Digital E-Surat ini, tentu saja akan membawa dampak yang lebih baik dalam mengelola surat-menyurat dan disposisi di kantor menuju ke manajemen surat perkantoran masa kini yang lebih modern yang efektif dan efisien
Masih ragu dengan E-Surat ? Klik disini untuk menghilangkan keraguan Anda ! atau Hubungi kami untuk berdiskusi dan mendapatkan informasi lengkapnya !
Semoga bermanfaat.
