integraOffice DMS – Mengembangkan sebuah aplikasi tidak mudah di implementasikan, apabila tidak sesuai tujuan. Maka dari itu integraOffice Document Management System membuat sesuatu yang berbeda dari lainnya. Ini sebagai alat yang kita pilih untuk digunakan adalah kunci untuk membantu kita melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Alat itu harus memungkinkan kita untuk bisa bekerja dengan lebih efisien, dan membantu kita dalam meningkatkan kualitas dari hasil kerja. Dimana sebuah bisnis maupun organisasi mampu mengoptimalkan manfaat dari alat-alat tersebut, pasti akan memberikan hasil atau manfaat yang baik. Begitu juga sebaliknya, alat yang tidak digunakan secara tidak benar, dapat berarti waktu yang terbuang, kesalahan, dan hasil yang tidak optimal.
Dalam posting kali ini, kami melihat secara khusus pada alat untuk melakukan manajemen informasi & data, bagaimana suatu bisnis & organisasi bisa mendapatkan keuntungan dengan menyusun file dan folder terpentingnya.
Sistem manajemen dokumen (integraOffice DMS) yang baik adalah salah satu alat dalam membantu bisnis maupun organisasi mencapai hasil yang lebih besar dan optimal. Mari kita lihat beberapa manfaat-nya.
- Kontrol pembuatan dan otentikasi dokumen
- Kontrol versi di mana beberapa versi dokumen dipertahankan
- Mengelola penyimpanan dokumen dengan cara yang memfasilitasi pengambilan/pengaksesan dokumen tertentu saat diperlukan
- Memastikan keamanan dokumen dengan tujuan ganda yaitu mencegah akses yang tidak sah ke dokumen dan memungkinkan pemulihan dari kerusakan fisik atau kehilangan dokumen
- Membuat kebijakan untuk mengarsipkan dokumen lama dan membuangnya di akhir masa pakainya
integraOffice DMS dapat berupa manual atau elektronik disebut terakhir memiliki keuntungan yang sangat besar, sehingga sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) harus dipasang seluruhnya atau sebagian.
Manfaat apa yang bisa diharapkan dari DMS?
- Pengambilan & Pengaksesan Dokumen yang Mudah:
Dokumen disimpan dengan tujuan dapat diambil/diakses kembali kapan pun diperlukan. Mengambil/mengakses kembali dokumen tertentu dari dokumen bisnis yang biasanya berjumlah besar bisa jadi sulit atau bahkan tidak mungkin, kecuali ada DMS yang baik. Pengambilan yang mudah dan cepat adalah tujuan utama dari implementasi DMS.
- Kontrol Versi:
Jika versi berbeda dari dokumen perlu dipertahankan semisalnya dalam kasus spesifikasi produk, penting untuk dapat mengidentifikasi dengan jelas versi terbaru, termasuk urutan semua versi berbeda yang ada. integraOffice DMS yang baik dapat menghilangkan kesulitan yang mungkin terjadi saat mencoba mencari versi tertentu.
- Meningkatkan Alur Kerja:
Proses bisnis biasanya melibatkan perpindahan dokumen dari perusahaan ke pihak ketiga, dari suatu departemen ke departemen lain di dalam perusahaan, dan dari orang tertentu ke orang yang lain di suatu departemen. Beberapa orang dengan peran berbeda seperti pembuat dokumen (creator), pemeriksa dokumen (reviewer), menyetujui dokumen (approver), dan menerbitkan dokumen (publish) harus merujuk pada dokumen yang sama, dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing. Perpindahan dokumen yang terencana dan efisien dapat secara signifikan mempercepat proses bisnis dan meningkatkan kualitasnya.
- Kepatuhan terhadap Peraturan:
Manfaat terhadap kepatuhan peraturan di sini adalah supaya terhindar dari masalah, yang bisa cukup serius, sehingga dapat menutup suatu bisnis. Peraturan pemerintah mengharuskan pemeliharaan berbagai jenis data dan dokumen, dan persyaratan tersebut seringkali sangat kompleks. DMS yang baik akan membantu memastikan kepatuhan terhadap aturan, menggunakan sarana seperti daftar periksa, formulir standar, dan organisasi otomatis.
- Keamanan Dokumen:
Menjaga dokumen menjadi mutlak diperlukan untuk memenuhi berbagai persyaratan. Dokumen dapat berisi rahasia bisnis dan data rahasia lainnya, seperti formula suatu produk atau detail pribadi karyawan. Jika orang yang tidak berwenang mendapatkan akses ke dokumen-dokumen ini, hal itu dapat menyebabkan jatuhnya suatu bisnis atau mengakibatkan pelanggaran hukum. integraOffice DMS memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu.
Dokumen juga perlu diamankan dari bencana seperti kebakaran dan banjir. DMS yang baik dapat mempermudah pemulihan dokumen jika terjadi hal-hal tersebut.
- Pengurangan Biaya:
Mengelola sejumlah besar dokumen yang dihasilkan selama bisnis/organisasi berjalan itu mahal. Dalam sistem manual, kertas, tinta, folder file, lemari arsip, dan dan lainnya, suatu bisnis/organisasi membutuhkan biaya. Bahkan dalam sistem yang berbasis elektronik, kita membutuhkan komputer, media penyimpanan, dan staf administrasi sistem. Sistem manajemen dokumen yang baik dapat mengurangi biaya ini dengan memenuhi semua persyaratan terkait dokumen (seperti yang telah diuraikan di atas) dengan cara yang terencana dengan baik.
- Peningkatan Daya Saing:
Dengan meningkatkan proses bisnis, mengurangi biaya, dan mencegah kerugian serius, DMS sangat berkontribusi pada daya saing bisnis.
