integraOffice Persuratan – Aktivitas persuratan merupakan aktivitas yang sudah tidak asing lagi bagi kita semua, terutama bagi Anda yang bekerja pada sektor manajemen perkantoran, baik di instansi pemerintahan maupun lainnya. Yang mana setiap harinya disuguhkan dengan berbagai aktivitas perkantoran yang berhubungan dengan surat dan berkas-berkas dokumen kerja yang tidak ada habisnya. Apalagi ketika instansi/perusahaan melakukan aktivitas rutin yang melibatkan banyak pihak, baik dari internal maupun eksternal, maka proses komunikasi akan terus berjalan dan penyampaiannya secara administratif yang tentu saja dengan proses persuratan yang ada.
Namun terkadang sering muncul masalah-masalah dalam proses persuratan tersebut, misalnya, sulitnya tracking surat/disposisi, lambatnya disposisi, surat sering terselip dan bahkan hilang, butuh ruangan khusus, tentunya akan boros anggaran kertas dll, yang tentunya dapat menghambat aktivitas lainnya dalam instansi.
Masalah-masalah pada persuratan seperti di atas pada sebuah instansi, biasanya muncul ketika proses persuratan yang ada intensitasnya tinggi, dan biasanya masalah persuratan muncul, ketika manajemen surat yang ada pada instansi masih menggunakan cara manual konvensional.
Bisa Anda lihat di sekitar, kemungkinan masih banyak instansi yang menggunakan sistem persuratan manual ini, sebenarnya cara manual tidak ada masalah jika proses persuratannya masih kecil atau sedikit. Tapi bisa Anda bayangkan sendiri jika proses persuratannya tinggi dan jangkauan instansinya yang luas, pasti akan sangat merepotkan dan muncul masalah-masalah baru.
Nah, untuk itu, instansi harus segera membenahi sistem persuratan yang ada, yaitu dengan beralih dari sistem persuratan manual ke digital. Instansi hanya cukup memanfaatkan kemajuan teknologi informasi digital yang banyak dikembamgkan saat ini, yaitu dengan sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu memberikan kemudahan dalam hal proses surat-menyurat yang biasa dikenal dengan aplikasi Persuratan Digital atau E-Office Persuratan yang berbasis online
Selain dikembangkan dalam bentuk web/desktop, sistem aplikasi Persuratan Digital ini juga dikembangkan dalam berbagai platform atau sistem operasi salah satunya adalah dalam bentuk mobile application Android dan iOS.n yang mana para penggunanya dapat mengakses dan memantau proses persuratannya kapan saja dari smartphone nya masing-masing.
Isi Artikel
Mengapa persuratan digital dibutuhkan instansi Anda ?
Aplikasi persuratan digital dibutuhkan oleh instansi, tentu saja karena dapat membantu mempermudah aktivitas dalam mengelola persuratan di instansi dari surat diterima, disampaikan ke tujuan, sampai dengan surat keluarnya yang semuanya dilakukan dengan sistematis terdata secara digital dan dapat dipantau prosesnya secara real-time.
Mengapa persuratan digital begitu penting bagi instansi?
Selain karena membantu memudahkan aktivitas persuratan yang ada. Implementasi persuratan digital di instansi memiliki beberapa benefit, antara lain :
- Mudah dalam pencarian/tracking surat : Surat selalu bisa dicari karena tersimpan di database, sehingga bisa menghemat waktu dan tidak menghambat proses surat-menyurat yang sedang berjalan.
- Digitalisasi dokumen : Dengan persuratan digital, semua proses surat dilakukan secara digital dan elektronik, sehingga mengurangi penggunaan kertas dan dapat menghemat ruang penyimpanan.
- Kerahasiaan dan keamanan surat terjamin : Dengan menggunakan aplikasi persuratan digital, kerahasiaan dan keamanan surat dan proses yang sedang berjalan terjamin, karena aplikasi persuratan digital, hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehingga terjaga kerahasiaannya.
- Real Time, tak perlu kurir : Surat masuk bisa segera sampai ke Pimpinan, karena Pimpinan segera mendapat notifikasi dan bisa membaca isi surat begitu surat selesai diinput oleh operator ke sistem. Sehingga proses dan alur surat-menyurat lebih cepat dan mudah.
- Monitoring lebih mudah kapan saja dimana saja : Dengan menggunakan persuratan digital, setiap pengguna dapat melihat statistik dan laporan aktivitas persuratan dan disposisi secara mudah dan real time dan bahkan dapat dilakukan kapan saja dimana saja dengan aplikasi persuratan digital versi aplikasi mobile
Bagaimana, apakah Anda masih ragu dalam menggunakan aplikasi persuratan digital dengan berbagai macam kemudahannya?
Sekarang Anda tidak perlu khawatir dan bingung lagi, karena saat ini sudah ada aplikasi persuratan digital yang sudah siap pakai dan disesuaikan dengan kebutuhan yang ada di instansi Anda. Cukup gunakan aplikasi integraOffice Persuratan yang sudah teruji mampu menjawab solusi masalah pengelolaan surat-menyurat masa kini.
Jadi, tunggu apalagi! Untuk Informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung klik disini, atau bisa kontak kami sekarang
Semoga bermanfaat 🙂
