integraOffice DMS – Pada sebuah instansi/organisasi tentunya akan erat kaitannya dengan berbagai aktivitas, salah satunya adalah berhubungan dengan dokumen-dokumen yang hampir tiap hari rutin dilakukan pencatatannya oleh unit.bagian arsip dari instansi/organisasi. Tentu saja pencatatan dokumen itu sangat penting dan masuk dalam serangkain aktivitas pengelolaan atau manajemen dokumenyang harus update setiap saat. Apalagi pengelolaan dokumen di instansi/organisasi pemerintahan, tentunya akan sangat direpotkan dengan banyaknya dokumen-dokumen yang berbeda-beda jenisnya, dan rumitnya sistem birokrasi yang terkesan rumit bagi kebanyakan orang awam.
Berbagai masalah dalam pengelolaan dokumen, dulunya juga pernah di alami oleh Ditjen Sumber Daya IPTEK dan DIKTI (SDID) sebagai bagian Kemenristek. Ditjen SDID sebagai unit kerja dari Kemenristek yang fokusnya pada inovasi dan pengembangan sumber daya dan IPTEK, serta bertugas untuk merumuskan dan melaksanakan kebijakan di bidang sumber daya Pendidikan Tinggi, harus bisa merumuskan dan melkasanakan kebijakan yang akan diimplementasikan terkait sumber daya pendidikan tinggi dan teknologi. Tentunya hal tersebut tidaklah mudah dan harus ditunjang oleh sebuah sistem dalam menjalankan fungsi dan fokus dari SDID, terutama dalam mengelola dokumen yang semakin tinggi intensitasnya. Yang dulunya masih manual dan belum tersistemkan, beralih ke pengelolaan seara digital.
Sebelumnya dokumen-dokumen yang dimiliki SDID yang berupa fisik akan disimpan di bagian arsip dan dikelola secara manual, sedangkan dokumen-dokumen yang berupa file, tersimpan di PC/komputer pegawainya. Yang tentu akan sangat merepotkan ketika ada kebutuhan mendadak, harus mencari tahu dulu dimana dokumennya disimpan dan harus berkomunikasi secara intens ke pegawai yang mengelolanya, yang terkadang bisa memakan waktu yang lama. Selain itu ketidakakuratan informasi dokumen juga menjadi masalah, karena dokumen tidak bisa dikelola dan diakses secara bersama dan terpusat. Tentunya hal-hal tersebut akan menjadi penghambat, dan menjadikan kinerja dan aktivitas tidak efektif dan efisien, dan hal-hal tersebut harus dihindari, mengingat unit SDID adalah bagian dari instansi pemerintahan yang harus mengedepankan peningkatan layanan kepada publik, secara tepat, cepat, efektif dan efisien.
Oleh karena itu, sejak tahun 2017, Ditjen SDID bekerja sama dengan PT Integra Teknologi Solusi (ITS), sebagai salah satu perusahaan IT dengan pengalaman yang cukup banyak dibidang pengembangan E-Office diberbagai kementerian RI dan juga BUMN, mengembangkan sebuah aplikasi pengelolaan dokumen berbasis digital, yaitu integraOffice Document Management System (DMS). Aplikasi integraOffice DMS ini dikembangkan sebagai tools dalam pengelolaan dokumen dan sebagai solusi atas berbagai permasalahan yang muncul dalam pengelolaan dokumen secara manual.
Kini dengan menggunakan aplikasi integraOffice DMS, berbagai macam permasalahan yang ada sebelumnya mudah teratasi, pencarian dokumen lebih mudah dan cepat, dapat dilacak keberadaannya, para pengguna dapat berkolaborasi pada sebuah dokumen, sehingga dapat mempermudah komunikasi antar pengguna terhadap suatu dokumen. Selain itu, sebagai salah satu pendukung proses bisnis dan aktivitas di Ditjen SDID, integraOffice DMS memiliki keunggulan khusus yang sesuai dengan SDID. Yaitu Bundling Document, dengan fitur dokumen bundling ini, dokumen-dokumen dengan katagori yang sama atau yang sifatnya saling melengkapi satu sama lainnya, otomatis akan masuk ke dalam satu folder yang sama. Sehingga dapat diketahui, dokumen mana saja yang sudah lengkap dan yang belum lengkap. Apabila ada dalam 1 bundling dokumen yang belum lengkap, otomatis aka nada pengingat notifikasi dari sistem yang intinya dokumen belum lengkap dan harus dilengkapi. Seperti yang diucapkan Pak Eka sebagai salah satu Tim Pengembang IntegraOffice DMS. “Tentunya hal ini yang sangat membantu dan memudahkan pengelolaan dokumen yang saling berkaitan, sesuai dengan tugas dan fungsi Ditjen SDID, yang sebelumnya tidak terkontrol dan terpisah-pisah dokumennya. Ini masalah dokumen ini sebenarnya sepele, tetapi sering kelolosan dan dapat menghambat aktivitas lainnya.” Ungkapnya.
Itulah beberapa uraian singkat dari peranan integraOffice DMS dalam membantu manajemen dokumen di Ditjen SDID sebagai unit yang ada di Kemenristek. Dengan implementasi integraOffice DMS tentunya akan memberikan manfaat yang besar bagi instansi/organisasi, diantaranya :
- Memberikan layanan penyimpanan dokumen dan informasi secara elektronik melalui Sistem Manajemen Dokumen yang terintegrasi
- Mengelola kontrol terhadap informasi yang didistribusikan dengan catatan log akses, log perubahan, dan log distribusi yang dapat dipertanggung jawabkan.
- Mendukung persiapan informasi/data untuk proses audit atau pertanggung jawaban dengan penyajian informasi yang cepat dan praktis
Tunggu apalagi untuk segera bertranformasi ke arah digital dengan integraOffice DMS
Silakan kontak kami, untuk mendapatkan informasi detail tentang integraOffice DMS dan layanan IT lainnya.
