integraOffice Persuratan – Salam Sobat Office ! Tahukah Anda proses dan aktivitas surat-menyurat atau persuratan merupakan aktivitas yang paling penting dalam sebuah perkantoran? Mungkin bagi Anda yang bekerja di perkantoran baik di instansi pemerintah, perusahaan dan bahkan di institusi pendidikan sudah tidak asing lagi dengan aktivitas ini, aktivitas persuratan ini penting dikarenakan proses persuratan bisa mempengaruhi aktivitas kerja lainnya di kantor. Apalagi proses persuratan lambat dan tidak berjalan sesuai alur yang ada, pasti akan menyebabkan masalah-masalah yang dapat menurunkan kinerja instansi/perusahaan.
Anda semua bisa melihat sendiri, bagaimana pengelolaan surat-menyurat di lingkungan kantor Anda, apakah berjalan lancar atau bahkan tidak terkelola dengan baik? Nah lancar tidaknya sebuah aktivitas surat-menyurat tidak hanya karena faktor SDM nya saja, tapi juga bisa dikarenakan kebijakan atau peraturan yang ada atau bahkan karena adanya sistem birokrasi yang berbelit-belit dan merepotkan. Atau bisa juga karena tidak terkelolanya dokumen-dokumen persuratan dengan baik, dan pastinya yang menjadi kunci dari gagalnya aktivitas persuratan adalah sistem yang digunakan. Apakah masih menggunakan cara manual konvensional atau sudah dengan cara digital yang modern.
Nah untuk mempermudah dan dan menjadikan aktivitas surat-menyurat dan disposisi yang ada menjadi lebih efektif dan efisien, ada baiknya kita dapat memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada saat ini, yaitu dengan bantuan sebuah aplikasi Persuratan Digital atau biasa dikenal dengan E-Office atau E-Surat.
Isi Artikel
Apa itu Persuratan Digital / E-Office ?
Persuratan Digital atau E-Office, adalah suatu sistem aplikasi yang bertugas mengotomatisasi semua tata kelola persuratan yang ada. Aplikasi ini dikembangkan untuk membantu mempermudah proses birokrasi dan administrasi manual yang biasa memakan waktu lebih lama dan kurang efisien.
Aplikasi persuratan digital/E-Office beroperasi dengan memanfaatkan jaringan komputer termasuk internet, intranet dan jaringan lainnya. Singkatnya, kehadiran aplikasi ini akan membantu dalam menjalankan tugas dan memanajemen proses surat-menyurat yang ada pada instansi/perusahaan.
Manfaat Penggunaan Persuratan Digital/E-Office bagi Instansi dan Perusahaan
Sistem Aplikasi Persuratan Digital ini pada dasarnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang ada pada instansi/perusahaan, sehingga sistem aplikasi ini dapat digunakan berbagai instansi/perusahaan yang berbeda-beda proses dan kebijakan dalam manajemen surat-menyuratnya agar sesuai alur dan birokrasinya menjadi lebih efektif dan efisien.
Adapun manfaat yang bisa didapatkan oleh instansi/perusahaan dengan menggunakan Aplikasi Persuratan Digital/E-Office ini antara lain :
1. Menyingkat birokrasi yang ada
Dengan persuratan digital, semuanya dapat dilakukan secara langsung tanpa harus dengan kurir sehingga lebih cepat dan mudah, Cukup dengan mengakses aplikasi persuratan digital baik yang versi web atau mobile application, semuanya jadi lebih mudah yang tentunya dengan menggunakan jaringan internet.
2. Kemudahan dalam tracking surat/disposisi
Dengan persuratan digital, Anda tidak perlu susah-susah lagi dalam memonitor dan melakukan tracking surat/disposisi, karena semuanya berupa dokumen digital dan disimpan pada data base dan dokumen yang disimpan dalam bentuk digital akan lebih mudah dan lebih cepat dicari apabila dikelola dengan benar.
3. Meningkatkan transparansi administratif dalam proses persuratan
Dengan aplikasi persuratan digital ini, tentunya semua pihak yang terlibat dalam proses surat-menyurat yang ada akan sangat mudah berkomunikasi dan berkoordinasi secara administratif. Karena semua proses persuratan dan disposisi akan tercatat oleh sistem dan disini dapat terlihat juga siapa saja yang responnya cepat dan yang tidak terhadap surat/disposisi yang diterima.
4. Dapat mengoptimalkan kinerja instansi/perusahaan
Tentu saja dengan adanya aplikasi persuratan digital/E-Office ini, semua pengguna dapat melakukan aktivitas persuratannya masing-masing, yang nantinuya dapat diintegrasikan antar penggunanya dengan mudah tanpa harus tatap muka, sehingga birokrasi surat-menyurat yang ada menjadi lebih efisien dan optimal.
5. Dapat Meningkatkan kualitas layanan
Dengan aplikasi persuratan digital ini, proses persuratan dan disposisi akan berjalan secara optimal, efektif dan efisien. Sehingga berpengaruh pula pada kinerja instansi/perusahaan dalam hal pelayanan yang akan meningkat pula, baik ke pihak internal maupun eksternal. Misalnya saja di instansi pemerintahan, dengan sistem birokrasi yang efektif dan efisien, tentunya akan pelayanan kepada masyarakat akan semakin baik dan memuaskan.
.Nah itulah beberapa manfaat dan solusi jitu bagi birokrasi di instansi Anda, jika mengimplementasikan Aplikasi Persuratan Digital/E-Office, yang pada dasarnya masih memiliki banyak manfaat lainnya.
Bagaimana, Sudah cukup jelas? Atau masih ada keraguan tentang persuratan digital?
Langsung saja Klik Disini untuk mendapat informasi detailnya atau Hubungi Kami untuk berdiskusi secara GRATIS
Semoga bermanfaat
