integraOffice Persuratan – Sudah satu setengah tahun lebih pandemi Covid19 ini berlangsung. Tentunya masa-masa ini bukanlah sesuatu hal yang mudah bagi siapa pun, tak terkecuali bagi para pelaku bisnis sekaligus para pegawainya. Banyak aspek dalam kegiatan perusahaan yang harus berubah dan disesuaikan agar bisa sejalan dengan protokol kesehatan yang ada. Lihat saja Aswin, salah satu pegawai perusahaan swasta yang bertanggung jawab untuk mengelola sistem manajemen arsip perusahaannya. Akibat pandemi, cara kerja dan sistem manajemen arsip yang selama ini diterapkannya di kantor harus berubah total!
Awalnya, ketika peraturan pertama WFH dari pemerintah di awal tahun 2020 diselenggarakan, banyak perusahaan sektor non esensial yang masih mempekerjakan pegawainya di kantor, termasuk perusahaan Aswin. Sebagai yang paling bertanggung jawab pada manajemen arsip perusahaannya, dia tidak memiliki pilihan lain selain bekerja di kantor. Bagaimana tidak, semua berkas dan arsip pekerjaannya berada dan terpusat di kantor. Apalagi dia hanya memiliki komputer kantor, bukan laptop yang bisa dibawa kemana pun. Jadi, bekerja di rumah jelas tidak mungkin bagi pegawai bagian manajemen arsip seperti Aswin.
Sebagai penanggung jawab pada bagian manajemen arsip, tugas Aswin adalah mengatur semua arsip atau dokumen perusahaan. Masalahnya, sebagian besar dokumen perusahaan Aswin itu berbentuk fisik. Bisa dibayangkan bagaimana ribetnya pekerjaan Aswin selama ini untuk mengurus manajemen arsip perusahaannya. Kegiatan manajemen arsip sebagian besar masih dilakukan secara manual, seperti proses pengkategorian, penyimpanan, pembaruan, hingga disposisi.
Sebenarnya perusahaan Aswin juga sudah mulai menerapkan sistem manajemen arsip berbasis digital. Tapi jangan dibayangkan kalau sistem manajemen arsip perusahaannya itu yang sudah sedemikian rupa canggih dan terintegrasi. Berbasis digital di sini maksudnya adalah arsip perusahaannya sudah memiliki copy dokumen yang berbentuk digital, tetapi cara penyimpanannya masih tidak teratur dan tidak terstruktur dengan baik. Manajemen arsip perusahaan Aswin masih memanfaatkan ruang penyimpanan di komputer masing-masing, flash disk / hard disk, serta ruang penyimpanan cloud seperti email. Meskipun lebih ringkas dibandingkan ruang penyimpanan fisik, tetapi proses pengelolaannya masih terpisah dan memakan waktu lama.
Karena beberapa alasan tersebut, Aswin mau tidak mau harus tetap bekerja di kantor karena perangkat dan bahan kerjanya tidak bisa dengan mudah dia akses di rumah. Sistem manajemen arsip yang seperti ini masih tetap diterapkan sepanjang tahun dengan kondisi semua pegawai perusahaan bekerja di kantor. Lalu, tiba-tiba ada kabar buruk di perusahaannya. Banyak dari pegawai di perusahaan Aswin positif terjangkit Covid19, termasuk teman satu ruangan Aswin. Seperti kebakaran jenggot, para atasan langsung memerintahkan semua pegawainya untuk WFH saat itu juga. Sebagian dari pegawai menyambut dengan suka cita, tapi Aswin jadi panik sendiri memikirkan bagaimana mengerjakan kegiatan manajemen arsip di rumah.
Bagaimana tidak, tanpa persiapan apa pun Aswin harus memindahkan semua pekerjaan kantornya ke rumah. Sedangkan, sistem manajemen arsip yang selama ini diterapkan perusahaannya tidak memungkinkan untuk hal itu. Kalau sudah begini, yang ada hanya kepanikan dan keputusan spontan dari Aswin dan para atasannya.
Kalau boleh saling menyalahkan, harusnya hal tersebut tidak perlu terjadi jika perusahaan Aswin mau beralih ke sistem manajemen arsip berbasis digital yang mumpuni. Apalagi di masa-masa pandemi seperti ini yang sangat rentan terjadi perubahan dan kejadian tak diinginkan. Dari awal pandemi, perusahaan yang masih menerapkan manajemen arsip konvensional seperti perusahaan Aswin harusnya langsung gerak cepat untuk mengubahnya menjadi sistem manajemen arsip berbasis digital seperti sistem manajemen arsip yang dikembangkan oleh Integra Teknologi Solusi.
Integra Teknologi Solusi, seperti namanya, adalah solusi bagi perusahaan yang mengalami kendala dalam kegiatan administrasi bisnisnya, tak terkecuali dalam kegiatan manajemen arsip seperti yang dialami perusahaan Aswin. Manajemen arsip adalah kegiatan vital bagi perusahaan. Perusahaan seharusnya memiliki sistem manajemen arsip berbasis digital atau aplikasi yang canggih dan memiliki fitur fungsional. Sistem atau aplikasi manajemen arsip buatan Integra Teknologi solusi ini akan membuat kegiatan manajemen arsip lebih praktis, aman, dan bisa diakses kapan pun dan di mana pun.
Kalau Anda tidak mau mengalami masalah seperti yang dialami Aswin, perusahaan Anda harus mulai mempertimbangkan untuk upgrade sistem manajemen arsip. Integra Teknologi Solusi bisa membantu Anda untuk mengimplementasikannya. Masih ragu? Jangan enggan untuk menghubungi tim integraOffice disini, kami akan menjelaskan semuanya kepada Anda!
