integrasolusi.com – Semangat pagi, semoga kalian tetap semangat berkaraya di tengah pandemi ini. Stay positive and stay healthy, tetap percaya bahwa kita akan melalui semua ini dengan baik.
Jika sebelumnya kita sudah bahas terkait persuratan digital, kali ini kita akan bahas terkait Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang erat kaitannya di dengungkan untuk di implementasikan di semua aplikasi perkantoran terutama terkait dengan persuratan digital. Penerapan TTE diharapkan mampu menggantikan fungsi legalitas dari Tanda Tangan basah menuju ke bentuk digital. Sekaligus didalamnya diharapkan mampu dilakukan pengecekan apakah tanda tangan yang di tempelkan asli atau tidak, dokumen yang ditandatangani sudah mengalami perubahan ilegal atau tidak.
Di sisi lain, banyak mitos tanda tangan elektronik sedang berkembang di mana-mana. Mitos-mitos ini terutama dikembangkan sebagai akibat dari kesalahpahaman dan kurangnya wawasan rinci tentang definisi dan cara kerja tanda tangan elektronik. Penting untuk memahami fakta tanda tangan elektronik yang tersembunyi di balik mitos ini.
Apa itu Tanda Tangan Elektronik dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Tanda tangan elektronik dapat didefinisikan secara singkat sebagai versi digital dari tanda tangan fisik seseorang. Ini dapat digunakan untuk menandatangani dokumen digital dengan berbagai cara. Pengguna dapat melakukan proses tanda tangan mereka pada dokumen atau menggunakan klik tombol mouse untuk menandatangani dokumen digital.
Secara implementasi ada 3 golongan besar yang umumnya dipahami oleh khalayak umum. Pertama adalah proses melakukan tanda tangan seperti biasa melalui wadah aplikasi (secara elektronik), seperti yang kita lakukan ketika menerima paket dari pihak ekspedisi. Yang kedua adalah adanya QRCOde sebagai pengganti tanda tangan basah (fisik) yang menempel di dokumen. Yang ketiga, pemahaman yang beredar adalah TTE menggunakan sertifikat elektronik yang khusus dimiliki setiap penanda tangan
Mari Menelusuri Mitos dan Fakta Tanda Tangan Elektronik Paling Umum
Mitos 1: Tanda tangan elektronik tidak dapat diterima di pengadilan
Fakta : Yang pertama dan salah satu mitos tanda tangan elektronik yang paling umum dicatat adalah bahwa mereka tidak mengikat secara hukum. Sebaliknya, hal ini tidak benar karena tanda tangan elektronik telah dianggap legal, menurut putusan, dalam kebanyakan kasus. Yang harus Anda lakukan adalah membuktikan persetujuan dan niat, seperti dalam kasus tanda tangan kertas agar sesuai secara hukum. Bahkan jika tanda tangan elektronik bertanggung jawab untuk meletakkan kertas untuk menandatangani perjanjian, mereka tidak meninggalkan legalitas.
Dinyatakan dengan jelas dalam Electronic Signatures in Global, and National Commerce (ESIGN) Act bahwa dokumen atau kontrak tidak dapat dianggap nihil dalam hal validitas, keberlakuan, atau efek hukum dalam bentuk elektroniknya. Salah satu fakta tanda tangan elektronik yang penting dengan jelas menunjukkan bahwa tanda tangan elektronik yang valid akan dikaitkan dengan catatan waktu, tanggal, dan alamat IP para penandatangan. Jadi, mitos bahwa tanda tangan elektronik tidak dapat digunakan di pengadilan dapat disingkirkan sekarang!
Di Indonesia sendiri bagaimana ?
Dimulai adanya UU ITE no 11 tahun 2008, pasal 12 terkait penggunaan TTE. Dilanjutkan keluarnya PPSTE no 28 tahun 2012, pasal 41 tentang penyelenggaraan transaksi elektronik dan pasal 59 terkait penyelenggaraan sertifikat elektronik. Dalam pemerintahan sendiri terakhir muncul Perpres no 95 tahun 2018, pasal 40 terkait penerapan TTE dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang merupakan Sistem Digital yang memfasilitasi tupoksi dari personel pemerintahan.
Mitos 2: Tanda tangan elektronik tidak aman.
Fakta : Salah satu mitos tanda tangan elektronik yang umum adalah bahwa mereka tidak aman, yang sama sekali tidak benar. Dalam kasus tanda tangan elektronik, semua dokumen legal diamankan dengan enkripsi, dan semua dokumen yang ditandatangani secara elektronik segera dimasukkan ke dalam file PDF untuk keamanan tambahan. Semua jenis dokumen hukum dapat disimpan secara online untuk durasi waktu apa pun yang Anda inginkan.
Yang terpenting dari semuanya, jejak audit atau detail waktu tanda tangan, waktu pembukaan dokumen, dan alamat IP penandatangan memberikan alat yang sangat baik untuk memverifikasi keamanan tanda tangan elektronik Anda. Selain itu, sebagian besar perangkat lunak tanda tangan elektronik memiliki firewall dan pengaturan serta protokol tingkat lanjut lainnya untuk perlindungan terhadap percobaan pelanggaran dan ancaman online lainnya.
Mitos 3: Tanda tangan elektronik sulit diadopsi.
Fakta : Ya, secara umum pengguna memang membutuhkan waktu dalam mengadopsi teknologi baru. Namun, hal itu tidak terjadi dalam kasus tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik dapat diintegrasikan dengan sangat mudah dan juga menghemat waktu proses tanda tangan ! Pertimbangkan ketika tanda tangan harus dengan berbasis kertas, Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mencetak, mengirim, dan kehadiran pejabat / personel berweang untuk menandatangani secara basah (fisik). Sebaliknya dengan menggunakan TTE, tanda tangan bisa di mana saja, tinggal memasukkan approval pada dokumen yang anda pilih dan.. voila, tanda tangan elektronik terpasang, dan bagian selanjutnya dari proses dokumen tersebut bisa segera di mulai.
Jika Anda masih merasa sulit untuk memahami cara kerja tanda tangan elektronik, kontak dengan kami untuk mengetahui lebih detail tentang alur kerja tanda tangan elektronik dan ketahui betapa mudahnya!
Mitos 4: Anda harus mengeluarkan banyak uang untuk tanda tangan elektronik.
Fakta: Ketika kita bicara tentang biaya yang dikeluarkan dalam hal implementasi, kita harus sadar bahwa ada komponen biaya yang bisa kita bandingkan secara langsung, ada juga yang sifatnya berupa resiko. Mari kita amati simulasi sederhana berikut :
Berikut adalah simulasi ketika menggunakan Tanda Tangan Basah (asumsi sederhana)
Sekarang kita bandingkan simulasi menggunakan TTE (asumsi sederhana menggunakan TTE dari layanan berbayar per aksi tanda tangan)
Dengan penggunaan tanda tangan elektronik, kantor Anda tidak akan bergantung pada pembelian kertas, pemeliharaan pemindai, dan printer atau penyimpanan untuk dokumen yang ditandatangani. Selain itu, Anda tidak perlu membayar lagi untuk ongkos kirim dan biaya kurir. Meskipun semua faktor ini terwujud dengan cepat, mitos seputar mahalnya tanda tangan elektronik muncul dari harga awalnya yang terkesan mahal.
Namun, tidak ada alasan untuk khawatir karena tanda tangan elektronik dapat mendorong inovasi proses, sehingga menghasilkan pengembalian investasi yang lebih baik dengan cepat. Selain itu, kemajuan teknologi yang terus berkembang terkait dengan tanda tangan elektronik telah menghasilkan ketersediaan dengan harga yang terjangkau.
Mitos 5: Anda memerlukan keterampilan teknis khusus untuk menggunakan tanda tangan elektronik.
Fakta : Sebaliknya, seseorang tidak harus menjadi jenius teknis untuk menggunakan tanda tangan elektronik. Pada alur kerja proses yang diperlukan di sisi pengguna TTE bisa diibaratkan semudah klik approve (persetujuan) untuk kemudian di tempelkan TTE mereka, pada dokumen dimaksud.
Di Indonesia, berbagai Instansi yang telah mengadopsi tanda tangan elektronik menyatakan bahwa karyawan merasa tanda tangan elektronik mudah digunakan dan perusahaan dapat mengadopsi teknologi tersebut dengan cepat. Jika perlu, anda bisa melakukan studi di beberapa kementrian seperti Kemdikbud RI yang sudah menerapkan TTE ini.
Mitos 6: Tanda tangan elektronik hanyalah tren saat ini (bisa saja akan berganti).
Fakta : Tanda tangan elektronik bukan hanya tren, tapi sekarang dan masa depan. Lebih dari 60 negara telah memperkenalkan seperangkat hukum dan standar khusus untuk memvalidasi tanda tangan elektronik. Ini bukan karena tren, tetapi sudah mulai menjadi kebutuhan dalam era digital sekarang ini. Apalagi dalam masa pandemi seperti sekarang dimana setiap orang diharapkan bekerja menggunakan jarak. Bayangkan jika tetap harus menggunakan tanda tangan basah (fisik), berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan ini ?
Lebih dari 60 negara telah memperkenalkan seperangkat hukum dan standar khusus untuk memvalidasi tanda tangan elektronik. Sejumlah besar data dihasilkan setiap hari oleh instansi, organisasi, dan individu. Untuk mengatasi tantangan mendapatkan sejumlah besar dokumen yang ditandatangani setiap hari, tanda tangan elektronik adalah solusi yang cepat dan efisien.
Berbagai instansi yang berbeda telah dengan mudah mengadopsi tanda tangan elektronik yang sebelumnya mengandalkan dokumen. Jadi, tanda tangan elektronik adalah lebih dari sekadar tren, tapi adalah kebutuhan masa sekarang dan masa depan.
Mitos 7: Tidak bisa diakomodasi multi tanda tangan elektronik dalam sebuah dokumen.
Fakta : Ini adalah salah satu mitos tanda tangan elektronik yang umum tersebar di kalangan pemula bahwa tidak mungkin mengelola banyak tanda tangan elektronik dalam sebuah kontrak. Sebaliknya, tanda tangan elektronik menyediakan fasilitas untuk menandatangani beberapa halaman kontrak oleh penandatangan yang berbeda. Penyedia solusi tanda tangan elektronik akan selalu menawarkan fasilitas berbagi satu dokumen di beberapa penanda tangan bersama dengan pemegang akun untuk dokumen tersebut.
Meskipun solusi yang ada seolah menyiratkan bahwa Anda dapat membatasi pembagian dokumen hingga sejumlah penandatangan tertentu. Namun, jika Anda membutuhkan lebih dari satu penandatangan yang melebihi jumlah tertentu pada dokumen hukum yang bersangkutan, maka dokumen tersebut dapat diimpor kembali dan dibagikan di antara penandatangan lainnya. Pada dasarnya tidak ada pembatasan jumlah TTE yang dapat di lekatkan dalam sebuah dokumen.
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi Anda. Jika Anda ragu tentang penggunaan tanda tangan elektronik, hubungi kami untuk bisa berkonsultasi terkait hal ini.
Catatan Penutup
Sekarang kita telah memperoleh wawasan yang jelas tentang berbagai mitos dan fakta tanda tangan elektronik, masuk akal untuk segera fokus membuat inisiatif agar TTE bisa di implementasikan secepatnya di instansi kita !
Meski mulai banyak testimoni terkait keunggulan tanda tangan elektronik, tidak bisa dipungkiri beberapa instansi tetap saja meragukan fungsi / dan efektifitasnya nya. Artikel ini adalah upaya untuk mengklarifikasi kesalahpahaman yang beredar tentang tanda tangan elektronik. Jika Anda ragu tentang penggunaan tanda tangan elektronik, cukup kontak kami untuk berkonsultasi dan kami akan dengan senang hati berbagi pengalaman kami sebagai bahan referensi Anda.
Referensi :
Top 10 Electronic Signature Myths and Facts – https://lunarpen.com/blog/electronic-signature-myths-and-facts/
