IntegraOffice Persuratan – Banyaknya kertas surat yang masih berserakan di atas meja kerja Anda adalah bukti betapa pentingnya sistem persuratan pada sebuah instansi. Bisa dibilang, surat adalah instrumen paling utama sebuah organisasi untuk menjalankan perintah, keputusan, dan tanggung jawab secara valid demi keberlangsungan kegiatan operasionalnya. Baik itu berasal dari dalam maupun dari luar, surat akan selalu menghiasi hari-hari Anda bekerja di kantor.
Tapi sayangnya masih banyak perusahaan yang meributkan kegiatan persuratan ini karena alasan sistem persuratan mereka yang masih konvensional. Sampai saat ini sistem persuratan konvensional masih banyak yang menerapkan baik oleh instansi pemerintahan maupun swasta. Kita ini sudah hidup di era teknologi digital yang sangat canggih. Majunya teknologi saat ini ternyata belum mampu menggantikan sistem persuratan konvensional di instansi-instansi tersebut. Padahal sistem persuratan konvensional terbukti masih menimbulkan banyak masalah yang cukup kompleks.
Isi Artikel
Rumitnya Pengarsipan
Setiap hari, banyak surat yang diterbitkan dengan jenis dan tujuan yang berbeda. Belum lagi kalau surat tersebut membutuhkan proses disposisi berlapis-lapis sehingga perlu informasi status yang jelas dari masing-masing surat tersebut. Surat tertentu membutuhkan perlakuan yang berbeda satu sama lain serta memiliki status yang berbeda pula. Kalau dalam sistem persuratan konvensional, pengarsipan tentu saja menggunakan cara manual dengan tenaga manusia. Pegawainya sendiri yang akan menyortir satu persatu surat, lalu menyimpannya pada ruang penyimpanan yang dilabeli dengan pengkategorian masing-masing yang tentunya secara manual juga.
Cara ini tentu akan membuat proses penyimpanan dan pencarian surat sangat lama. Belum lagi, kemungkinan salah pengkategorian karena human error juga akan rentan terjadi.
Memakan Banyak Ruang
Kalau Anda masih menggunakan sistem persuratan kovensional, maka sudah bisa dipastikan penggunaan surat kertas sangat tinggi di kantor Anda. Ketika banyak surat kertas di kantor, maka diperlukan pula ruang penyimpanan fisik yang memadai. Ini salah satu masalah yang kelihatannya sepele tapi cukup menyebalkan. Bayangkan saja kalau meja kerja Anda penuh dengan tumpukan kertas yang berantakan setiap harinya. Sedangkan lemari dan laci kantor juga sudah penuh sesak dengan dokumen-dokumen lama yang tidak bisa disingkirkan begitu saja. Bisa-bisa suasana hati bukannya makin tenang, tapi malah makin suntuk dan stress.
Boros Anggaran
Sistem persuratan yang masih menggunakan sistem konvensional pasti membutuhkan banyak tinta dan kertas. Bisa dibayangkan berapa besar biaya yang dikeluarkan kalau kantor terus menerus menggunakan surat kertas. Belum lagi kalau ada surat yang perlu dikirimkan ke pihak luar dengan menggunakan jasa pengiriman.
Tidak Praktis dan Efisien
Sistem persuratan konvensional akan memakan waktu yang lama karena semuanya masih dilakukan secara manual dan dengan alur yang berlapis-lapis. Pada umumnya surat dibuat untuk ditujukan pada beberapa orang atau divisi tertentu. Oleh karena itu, surat ini tentunya harus dicetak dalam beberapa hard copy supaya bisa dapat diterima oleh semua pihak. Proses ini saja sudah memakan banyak waktu. Belum lagi kalau surat tersebut masih perlu diproses dan ditindaklanjuti lebih jauh oleh masing-masing divisi, hal ini tentu akan membuat proses makin lama dan memakan biaya lebih banyak.
Sulit Melakukan Monitoring atau Tracking
Tidak enaknya menggunakan sistem persuratan yang konvensional adalah kesulitan dalam melakukan monitoring atau tracking surat. Apakah surat sudah diterima pihak terkait, sejauh mana surat tersebut diproses, dan kapan estimasi akan diselesaikan. Pertanyaan tersebut hanya bisa terjawab kalau kita menanyakan langsung kepada pihak terkait. Tentunya Anda juga akan merasa tidak nyaman bukan kalau harus berulang kali bertanya kepada pihak terkait?
Tidak Ramah Lingkungan
Poin yang terakhir ini harusnya disadari oleh semua pelaku industri. Tidak hanya bertanggung jawab untuk kemajuan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat, industri juga dituntut untuk menjalankan proses bisnis yang ramah lingkungan juga. Dengan melakukan hal sederhana seperti mengurangi penggunaan kertas dalam sistem persuratan di kantor, pelaku industri juga turut berkontribusi mendukung gerakan ramah lingkungan. Seperti yang kita tahu, bahan baku kertas adalah kayu. Semakin banyak penggunaan kertas maka semakin banyak pula kayu yang ditebang. Anda bisa membaca topik ini lebih lengkapnya pada artikel sebelumnya klik di sini
Kalau sudah begini, masih mau bertahan dengan sistem persuratan yang konvensional? Yakin tidak mau membuat perubahan untuk instansi Anda? Tidak perlu terburu-buru, Integra Eoffice juga tidak akan kemana-mana. Begitu Anda dan instansi Anda siap untuk melakukan perubahan ini, hubungi saja segera tim IntegraOffice Persuratan klik di sini
Cuman, satu hal yang perlu diingat ya sobat office. Kalau bukan sekarang, kapan lagi kita mengambil kesempatan gunakan EOffice untuk menjadi yang lebih baik?
