integrasolusi.com – Di era yang serba digital ini, semua bentuk dokumen dalam suatu organisasi sudah tidak zamannya lagi jika dilakukan dengan cara konvensional. Saat ini sudah banyak perusahaan atau organisasi yang sudah menjalankannya dengan cara digital, dimana semua bentuk dokumen sudah tersimpan dalam sistem atau server. Implementasi manajemen dokumen secara digital tentu akan memudahkan organisasi untuk melakukan penyimpanan dan pencarian dokumen, bahkan juga terhindar dari berbagai risiko kerusakan dokumen karena semua tersimpan secara online.
Meskipun banyak organisasi yang sudah mengimplementasikan manajemen dokumen secara digital, namun ternyata masih memiliki peran yang standart-standart saja, padahal kita tahu dalam persaingan industri 4.0 ini setiap sistem informasi dalam organisasi harus memiliki nilai tambah yang menjadikan organisasi lebih agile dan responsif dalam menghadapi persaingan. Sehingga memang diperlukan sebuah sistem atau aplikasi yang bisa memberikan nilai lebih guna meningkatkan value dari organisasi itu sendiri. Pada kesempatan ini, kami akan membahas tentang 3 keunggulan tentang integraOffice DMS dalam membantu manajeman dokumen pada organisasi Anda, antara lain adalah :
- Fitur Notifikasi Update Dokumen
Tentu kebayangkan betapa sulitnya daparteman atau divisi bagian pengarsipan untuk menentukan dokumen mana saja yang harus di update setiap waktunya. Dengan banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi, maka fitur notifikasi ini akan sangat membantu, khususnnya organisasi Anda yang ingin tersertifikasi ISO 27001.
- Watermark Pada Setiap Dokumen
Menggunakan integraOffice DMS akan menjadikan setiap dokumen yang Anda buka akan memiliki watermark yang berisikan identitas dari orang yang membuka dokumen tersebut.
Tujuan dari adanya watermark tersebut adalah sebagai upaya untuk meningkatkan keamanan. Dengan adanya watermark di setiap dokumen, maka orang yang membuka dokumen tersebut akan berpikir berkali-kali untuk membocorkan dokumen tersebut. Bagaimana tidak, orang tersebut juga tidak ingin identitasnya diketahui sebagai pelaku yang membocorkan dokumen tersebut.
- Bundling Dokumen
Bagi organisasi tentu sudah tidak asing dengan bundling dokumen. Artinya untuk membuat suatu folder dokumen ada beberapa dokumen yang menjadi syarat untuk dimasukkan. Sehingga dengan adanya fitur bundling dokumen ini akan membantu organisasi untuk memastikan kelengkapan-kelengkapan dari setiap dokumen.
Manajeman dalam pengelolahan dokumen memang sangat diperlukan, namun sayangnya hal ini selalu dipandang remeh karena tidak secara langsung berhubungan dengan operasional organisasi. Padahal banyak sekali data-data organisasi yang bersifat penting dan rahasia, sehingga memang harus diperlukannya sistem pengelolahan dokumen yang tepat. Penasaran dengan bagaimana cara kerja integraOffice DMS ? Silahkan diskusikan kebutuhan anda dalam manajemen dokumen dengan kami J
