Document Management System – Kerja di kantor masih saja diributkan dengan manajemen dokumen yang ribet? Sudah nggak zamannya Anda kerja seperti itu. Sekarang, dengan dukungan teknologi digital, perusahaan bisa mempunyai dokumen manajemen sistem yang canggih dan mumpuni. Caranya adalah dengan menggunakan software atau aplikasi dokumen manajemen seperti aplikasi IntegraOffice yang dikembangkan oleh Integra Teknologi Solusi dengan salah satu modulnya yaitu Document Management System (DMS).
Aplikasi IntegraOffice DMS merupakan software atau aplikasi dokumen manajemen sistem yang berguna untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen dalam perusahaan. Jangan salah, ini bukan sekadar aplikasi penyimpanan dokumen digital biasa. Ini adalah alternatif revolusioner bagi perusahaan Anda untuk mempermudah kegiatan administrasi dokumen. Seberapa greget-nya sih aplikasi IntegraOffice DMS? Apa kemudahan yang bisa didapatkan perusahaan?
Isi Artikel
Mudah disimpan
Selamat tinggal dokumen kertas, ucapkan halo pada dokumen digital! Sudah saatnya mengganti dokumen fisik yang terbuat dari kertas menjadi digital dan menyimpannya di ruang penyimpanan yang digital pula. Dengan menggunakan aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS, perusahaan tidak perlu lagi mengalokasikan ruang kantor untuk penyimpanan fisik. Tinggal unggah saja dokumen ke aplikasi IntegraOffice DMS maka dokumen tersebut akan tersimpan dengan mudah.
Mudah dicari
Masih lanjutan dari proses penyimpanan yang mudah, aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS ini juga membuat proses pencarian dokumen tidak kalah mudahnya. Kalau pada manajemen dokumen manual Anda harus mengeluarkan waktu dan tenaga untuk mengobrak-abrik lemari penyimpanan arsip, dengan aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS Anda tinggal menuliskan kata kunci. Penggunaan kata kunci ini sangat memungkinkan karena dokumen yang disimpan memiliki format nama dan informasi yang detail. Jadi Anda tinggal menuliskan kata kunci yang terkait pada fitur pencarian maka dokumen yang Anda cari akan langsung muncul seketika. Praktis bukan?
Mudah diakses
Aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS ini berbasis cloud. Semua dokumen yang dibuat dan diunggah akan tersimpan di ruang penyimpanan cloud, atau kalau istilah sederhananya adalah penyimpanan di internet. Ruang penyimpanannya tidak bergantung pada ruang penyimpanan fisik pada hardisk di mesin komputer. Jadi, selama ada internet dokumen bisa diakses kapan pun, di mana pun, dan oleh siapa pun yang diijinkan atas aksesnya. Ibaratnya ini adalah manajemen arsip dinamis yang mudah dibagikan oleh banyak pihak secara fleksibel.
Mudah dikelola
Tak hanya perkara penyimpanan saja, aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS juga memiliki fitur yang sangat mendukung pengelolahan dokumennya. Pengelolahan ini pada dasarnya adalah proses penamaan dan pengkategorian dokumen yang sangat detail dan terperinci. Dokumen akan dinamai sesuai format yang informatif, lalu dikelompokkan berdasarkan jenis, tanggal pembuatan, tujuan, dan masih banyak lagi pengkategorian yang dikehendaki perusahaan.
Mudah diamankan
Aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS ini juga menjamin keamanan dokumen yang Anda simpan. Kalau dibandingkan dengan manajemen dokumen manual saja, penyimpanan digital jelas lebih aman karena tidak rentan hilang akibat kejadian tidak diinginkan seperti bencana alam. Apalagi kalau menggunakan aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS ini, jadi dua kali lipat amannya. Hal ini karena di aplikasi ini dilengkapi dengan sistem pengamanan yang menjamin dokumen Anda tidak semudah itu hilang. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki fitur pembatasan hak akses untuk pengguna. Hak akses pengguna terhadap suatu dokumen bisa diatur. Ini ditujukan untuk meminimalisir adanya penyalahgunaan dokumen oleh pihak yang tidak berwenang.
Mudah dilacak
Jangan khawatir, dengan aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS semua aktivitas dokumen oleh pengguna akan tercatat oleh sistem. Kapan dokumen tersebut diganti, oleh siapa dokumen diganti, dan apa yang diganti, semua informasi tersebut akan tercatat pada fitur history. Anda juga bisa melihat status pembaruan versi ter-update dari dokumen, sekaligus memiliki salinan dari versi sebelumnya.
Mudah dikustomisasi
Yang terakhir, aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS ini juga terbuka untuk kustomisasi. Artinya, ini bukanlah software atau aplikasi dengan fitur dasar yang permanen dan baku. Integra Teknologi Solusi bisa mengembangkan sistem manajemen dokumen yang menyesuaikan permintaan dan kebutuhan perusahaan. Anda tinggal konsultasikan saja apa permasalahan dan kebutuhan perusahaan Anda. Biarkan kami yang mewujudkannya.
Bagaimana, sudah tertarik dengan segala kemudahan yang ditawarkan dari aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice DMS ini? Kalau belum, temukan solusinya sekarang juga jangan segan untuk terus bertanya atau berkonsultasi kepada kami di sini.
