integrasolusi.com- Sebuah organisasi/perusahaan baik itu skala kecil ataupun skala besar, tentunya sudah tidak asing lagi dengan aktivitas yang berhubungan dengan dokumen, baik dokumen kontrak, dokumen penjualan/pembelian, prosedur kerja perusahaan atau dokumen-dokumen surat, dll. Dimana akan selalu muncul kendala dan permasalahan dalam proses pengelolaan dokumennya, terutamn dalam hal penyimpanan dan keamanan dokumen-dokumen penting yang dimilikinya. Seperti kerusakan dokumen, kehilangan dokumen yang dicuri orang atau masalah dalam hal pencarian dokumen yang memakan waktu lama, padahal ada kebutuhan penting yang mendadak. Semua masalah-masalah tersebut akan muncul apabila kita masih menggunakan cara-cara manual dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumennya.
Bagi organisasi/perusahaan yang belum menyadari, bahwa semua kendala yang ada pada pengelolaan dan penyimpanan secara manual dapat dihindari dan bahkan dapat dihilangkan. Harus sudah bisa membuka diri dengan hadirnya teknologi informasi di dalam proses dan aktivitas kerja mereka, yaitu dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada dalam menunjang aktivitasnya sehingga lebih efektif, salah satunya dengan mengimplementasikan Document Management System (DMS) dalam pengelolaan dokumen-dokumennya.
Disini akan kita bahas, 3 alasan mengapa harus menggunakan Document Management System (DMS) dibandingkan dengan menggunakan penyimpanan manual dan yang sudah ada sekarang ini, yaitu antara lain :
- Lebih mudah dan aman
Dengan menggunakan Document Management System (DMS), semua dokumen akan tersimpan secara digital pada database dan tentunya dengan tingkat keamanan yang ketat, dimana kita akan lebih mudah mencari mengakses dokumen pada aplikasi DMS dan kita bisa berbagi file dokumen dengan siapa saya yang kita beri izin. Atau kita bisa juga mengunduh file dokumen atas persetujuan pemilik atau controller dokumen tersebut, dimana setiap file/data dokumen yang kita unduh akan tertera watermark nama kita, kapan, dan dimana kita mengakses dokumennya, sehingga apabila tersebar tetap terlacak siapa yang membocorkan dokumennya. Jadi pastinya dokumen kita aman dari penyalahgunaan orang tidak bertanggung jawab.
Berbeda dengan penyimpanan manual, semua dokumen akan disimpan secara fisik pada ruang/lamari berkas, dan kitapun akan dbuat susah dan memakan waktu yang lama dalam mencari dokumen yang kita butuhkan, karena harus mencari secara manual di tempat penyimpanannya. Belum lagi setiap orang bisa melihat/mencari dokumennya meskipun tidak memiliki wewenang lebih, sehingga potensi kebocoran data dokumen sangat besar. Jadi lebih mudah dan aman dengan menggunakan aplikasi DMS.
- Alur dan informasi dokumen lebih lengkap
Salah satu hal yang mengapa harus menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) adalah adanya informasi yang jelas terhadap alur proses pembuatan dokumen, dari proses drafting, revisi sampai di publish. Karena ada beberapa dokumen dalam perusahaan yang memerlukan tahapan birokrasi dalam pembuatannya, yaitu dokumen-dokumen yang sifatnya procedural (SOP, intruksi kerja, penjaminan mutu, dll). Selain itu, dengan aplikasi DMS semua dokumen yang disimpan/dibuat harus ada informasi yang lengkap, seperti detail dan sejarah dokumen yang ada, sehingga memudahkan dalam melakukan pencarian informasi dan pengelolaan dokumen. Dimana hal-hal tersebut tentang alur dan detail informasi yang lengkap tidak akan bisa ditemukan secara lengkap ketika kita menggunakan pengelolaan dokumen secara manual, kalaupun ada, kita harus mencari tahu sendiri ke pihak-pihak yang berhubungan dengan dokumen tersebut, sehingga kurang efektif dan efisien.
- Hemat anggaran
Mengapa dengan menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) bisa dikatakan hemat anggaran, yang pasti dengan menggunakan aplikasi DMS ini, perusahaan tidak memerlukan anggaran yang besar dalam menyiapkan ruangan penyimpanan dokumen yang besar dan juga bisa menghemat anggaran belanja akan kebutuhan kertas. Karena dokumen yang dismpan semuanya dalam bentuk digital, yang disimpan dalam database server atau penyimpanan cloud, dimana tidak memerlukan tempat penyimpanan fisik dokumennya. Dan dengan menyimpan dokumen secara digital, pastinya dapat megurangi penggunaan kertas atau istilahnya paperless
Hemat anggaran dalam penyimpanan dan penggunaan kertas, tentunya tidak kita temui dalam pengelolaan dokumen secara manual, karena sifatnya masih butuh ruang penyimpaan dan butuh kertas yang lumayan besar. Jadi sangat kurang efektif dan efisien.
Dengan adanya uraian di atas, akan membuat tersadar akan pentingnya pemanfaatan teknologi informasi daam membantu dan memudahkan perusahaan dalama mengelola aset dokumennya, yaitu dengan menggunakan aplikasi Document Management System (DMS), dan sudah saatnya organisasi/perusahaan mengimplementasikannya guna meningkatkan produktivitas dan pelayanan perusahaan.
Ingin tahu lebih lanjut tentang Document Management System? Hubungi kami segera!
Dan dapatkan konsultasi secara gratis tentang informasi dan solusi IT lainnya.
