integrasolusi.com – Seperti yang kita ketahui bersama, salah satu hal yang tidak bisa lepas dari aktivitas kerja di kantor sehari-hari adalah proses surat-menyurat dan proses disposisi, selain menggunakan media komunikasi lainnya, proses surat-mneyurat dan disposisi kesehariannya juga digunakan sebagai media komunikasi internal organisasi/perusahaan, terutama di instansi pemerintahan. Dalam aktivitasnya, proses persuratan dan disposisi digunakan sebagai media penyampai pesan informasi dalam melakukan kegiatan administratif, yang tentunya harus berisi informasi yang jelas maksud dan tujuannya. Namun yang tentunya menjadi sorotan saat ini adalah meski sekarang sudah jamannya teknologi informasi yang maju dan serba digital, masih banyaknya instansi/organisasi yang menggunakan cara manual konvensional dalam proses persuratannya.
Meski sekarang ini mayoritas instansi/organisasi masih menggunakan surat-menyurat dan disposisi secara manual konvensional, tentunya tidak lepas dari berbagai permasalahan yang muncul dalam prosesnya. Masalah-masalah yang muncul tentunya dialami oleh pegawai/karyawan yang berhubungan langsung dengan proses surat-menyurat yang ada. Pastinya pegawai/karyawan akan dibikin pusing dengan berbagai permasalahan yang ada, seperti ; masalah dokumen surat yang menumpuk banyak dan tidak terkontrol, susahnya mencari surat dengan cepat pada saat dibutuhkan, sering dimarahi oleh pimpinan karena proses disposisi tidak berjalan sesuai arahan, bahkan sampai dengan hilangnya dokumen surat yang dibutuhkan. Selain itu juga, tentunya bagian anggaran akan dibikin pusing juga dengan membengkaknya anggaran belanja hanya untuk kertas dan tinta printer yang memang dibutuhkan untuk membuat dokumen surat. Terlebih lagi kalau aktivitas surat-menyuratnya terbilang tinggi, jadinya butuh anggaran tambahan pula. Jadi kurang efisien bukan?
Lantas bagaimana solusi untuk mengatasi permasalahan klasik dalam surat-menyurat yang serngkali membuat penggunanya pusing dan bahkan selalu direpotkan dengan masalah yang sama?
Solusinya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yang ada saat ini, yaitu gunakanlah aplikasi atau sistem aplikasi surat-menyurat dan disposisi yang berbasis online dan digital atau sering kita sebut dengan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, terlebih saat ini sudah ada dalam bentuk aplikasi mobile- nya jadi sangat membantu kita. Dengan implementasi aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi akan banyak manfaat dan keuntungan yang kita dapatkan, beberapa manfaatnya adalah :
- Keamanan surat terjamin : Karena semua sudah dilakukan secara elektronik dan secara digital serta disimpan di server yang terjaga keamanannya, maka kita tidak perlu kuatir akan kehilangan surat, dan dapat memudahkan kita dalam melacak/tracking semua surat yang ada, sehingga lebih efektif dan efisien.
- Disposisi dimanapun dan kapanpun : Dengan menerapkan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, Pimpinan dapat secara real-time melakukan disposisi atas surat yang masuk, terutama apabila menggunakan e-Office versi mobile application, yang langsung dapat dillakukan melalui smartphone masing-masing, selain itu juga pimpinan dapat mengetahui sejauh mana pelaksanaan disposisinya atau dengan kata lain memudahkan tracking disposisinya
- Koordinasi antar bagian/unit lebih mudah dan efektif : Dengan adanya aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, informasi dan disposisi yang masuk/diterima akan secara cepat dan tepat diterima, sehingga staf menjadi lebih mudah dalam berkoordinasi dengan bagian/unit lain dalam proses pelaksanaan disposisi dan proses persuratan yang ada. Sehingga meminimalkan miskomunikasi antar bagian/unit
- Hemat anggaran kertas dan tinta : Dengan menerapkan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, salah satu dampaknya yang begitu dirasakan adalah kita bisa melakukan penghematan anggaran belanja kertas dan tinta, karena semua sudah dilakukan secara digtial pada aplikasi e-Office atau dengan kata lain paperless, dan pastinya mendukung program pemerintah dalam pengurangan penggunaan kertas atau lebih dikenal dengan “ Go Paperless”
- Tidak perlu ruang penyimpanan : Dengan menerapkan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, kita tidak perlu menyiapkan ruang atau gedung khusus untuk menyimpan dokumen surat, karena semua dokumen surat sudah tersimpan secara digital, selain itu karena serba digital, tidak ada lagi berkas yang menumpuk dan bahkan tercecer di meja kerja yang membuat kita kurang nyaman dalam bekerja. Sehingga kita bekerjapun dengan nyaman dan kinerja kita dapat meningkat.
Sebenarnya masih banyak manfaat e-Office yang didapatkan selain yang disebutkan di atas, yang penting kita harus sudah mulai sadar akan pentingnya pemanfaatan teknologi informasi yang ada, salah satunya dengan e-Office.
Disini PT Integra Teknologi Solusi, sebagai perusahaan IT yang kompeten dalam memberikan solusi yang inovatif akan kebutuhan IT yang ada, menghadirkan produk integraOffice Persuratan dan Disposisi yang tentunya dapat membantu anda dalam mengatasi permasalah surat menyurat yang ada diinstansi/organisasi anda.
Jadi tak usah ragu dan pusing lagi untuk solusi IT nya!
Segera kontak kami untuk berdiskusi lebih lanjut
Atau kunjungi : cloud.integrasolusi.com
