Dewasa ini informasi elektronik sangat mudah didapatkan, Anda bisa mengakses informasi elektronik kapan pun dan di mana pun dengan menggunakan laptop atau gawai yang Anda punya. Adapun pengertian dari Informasi elektronik menurut Undang-Undang adalah adalah satu atau sekumpulan data elektronik, tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Informasi elektronik yang dimiliki perusahaan merupakan suatu arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Karena berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan penciptanya maka informasinya harus aman dari pihak yang tidak berkepentingan. Sejalan dengan perkembangan TI, arsip dinamis sekarang ini banyak yang berbentuk digital/dokumen elektronik.
Menurut Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2019, Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Nah, kira-kira bagaimana cara agar arsip digital perusahaan bisa lebih aman, berikut akan dijelaskan.
- Pengamanan dimulai dari proses pembuatan arsip
Pengamanan arsip digital dapat dimulai dari proses pembuatannya. Proses pembuatan arsip digital dapat dilakukan dengan menggunakan tools. Jika arsip yang dikelola berupa surat, maka tools yang digunakan adalah e-Office atau aplikasi tata kelola persuratan digital; jika yang dikelola berupa dokumen maka tools yang digunakan adalah document management system.
- Menggunakan tanda tangan elektronik
Dengan menggunakan TTE, keautentikan dari sebuah dokumen dapat terjaga. Sebagaimana yang diatur dalam UU ITE bahwa informasi atau dokumen hasil cetakannya merupakan alat bukti yang sah dan memiliki akibat hukum yang sah. UU ITE telah memfasilitasi keberadaan tanda tangan elektronik bisa memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan konvensional. Untuk menerapkan tanda tangan elektronik instansi bisa bekerja sama dengan BSSN.
- Pelabelan digital atau watermarking
Pemberian watermark pada sebuah dokumen akan memperkecil kemungkinan terjadinya penyalahgunaan. Hal ini dikarenakan pada dokumen sudah tertera tanda khusus sesuai dengan dokumen aslinya. Tindakan ini untuk menghindari tersebarnya dokumen secara bebas dan juga menghindari dari rekayasa konten oleh pengguna yang tidak bertanggung jawab.
Dari ketiga hal yang dijelaskan di atas, integraOffice telah menyediakan tools untuk mengelola dan mengamankan arsip digital di perusahaan Anda. Untuk tata kelola persuratan, Anda dapat menggunakan integraOffice Persuratan; sedangkan untuk mengelola dokumen, Anda dapat menggunakan integraOffice Document Management System. Pada integraOffice Persuratan, sudah terdapat fitur tanda tangan elektronik; sedangkan pada integraOffice Document Management System, sudah terdapat fitur watermark dokumen, yang kesemuanya itu tentu saja akan mempermudah dalam pengelolaan arsip di perusahaan Anda.
