integrasolusi.com – Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai salah satu Lembaga Pemerintahan sudah barang tentu manjadi instansi yang harus berinovasi, tidak terkecuali dalam penerapan teknologi di instansinya. Salah satu contoh penerapan teknologi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah pengembangan aplikasi persuratan digital E-Office dari tahun 2011.
Pengembangan aplikasi ini merujuk pada Permenpan RB No. 6 Tahun 2011 tantang “Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah“ dengan tujuan agar dapat meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu juga mendukung peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan; terwujudnya percepatan reformasi birokrasi, terciptanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi antar pemerintah; kemudian juga kemudahan dalam pengelolaan dokumen naskah dinas dan juga penggunaanya.
Sudah 10 tahun berjalan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan menggunakan E-Office dalam pengelolaan tata naskah dinasnya. Ada manfaat besar tentunya yang sudah terasa selama kurun waktu tersebut. Manfaat besar seperti cepatnya mengirim surat, mudahnya proses disposisi, hingga penggunaan dalam skala besar lebih dari 25 ribu pengguna terdaftar; tidak lepas dari proses pengembangan berjenjang yang telah terlaksana. Pengembangan ini juga berbanding lurus dengan kestabilan aplikasi karena sudah didukung oleh server yang mumpuni dan juga optimasi pada pengkodingan dan data mining sehingga dapat memproses data dalam jumlah yang sangat besar.
Kestabilan E-Office setelah pengembangan
Kestabilan aplikasi E-Office Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan ini tidak terlepas dari personil yang ada di balik layar. Baik dari tim IT Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Juga dari PT Integra Teknologi Solusi sebagai pihak yang ditunjuk untuk menjadi Tenaga Ahli dalam pengembangan aplikasi E-Office tersebut. Terkhusus dari pihak tenaga ahli, merupakan orang yang sudah expert pada bidangnya masing-masing, baik Tenaga Ahli Analis Sistem, Tenaga Ahli Pemrograman, dan Tenaga Ahli Database. Mereka adalah orang-orang yang sudah sangat berpengalaman dalam bidangnya masing-masing.
Meskipun aplikasi sudah sangat stabil, tetapi tidak menutup kemungkinan akan tetap melakukan pengembangan. Hal ini karena seiring berkembangnya kebutuhan dan tidak menutup kemungkinan adanya peraturan-peraturan baru yang mengharuskan untuk dilakukan penyesuian pada aplikasi sehingga dapat membantu kelancaran proses birokrasi dan dapat mencapai tujuan “good governance” sesuai dengan perundangan yang berlaku saat ini.
Jadi, kestabilan dan ke-mature-an dari sebuah sistem untuk mendapatkannya tidak bisa dengan cara instan, perlu adanya proses pengembagan yang berjenjang dan terukur dan yang paling penting tentunya dukungan dari sumber daya manusia yang expert dalam mengembangkannya. Dan agar aplikasi ini tetap relevan dengan perkembangan zaman maka pengembangan yang sustainable juga harus tetap terlaksana guna memenuhi kebutuhan, karena apa yang berguna pada hari ini belum tentu berguna untuk masa depan. Sekian.
Ingin lebih detail informasi tentang e-Office? Silakan hubungi kami
