Dalam sebuah instansi/perusahaan kesehariannya tentu tidak bisa lepas dari aktivitas perkantoran serta berbagai macam cara pengelolaannya, salah satu aktivitasnya adalah proses surat-menyurat yang mungkin sudah tidak asing lagi bagi Anda semuanya, baik itu surat yang sifatnya internal antar divisi dalam instansi/perusahaan atau surat eksternal dengan pihak lain. Dalam hal ini aktivitas dan proses persuratan yang ada harus dikelola dengan baik, karena pengelolaan surat-menyurat, meskipun sepele namun salah satu hal penting, karena merupakan proses pencatatan kegiatan secara administratif pada instansi atau perusahaan tersebut.
Dalam pengelolaan surat-menyurat pada instansi/perusahaan ada berbagai macam cara dan prosedur, yang tentunya akan berbeda pada setiap instansi yang ada, namun intinya tetap sama yaitu bagaimana agar proses surat-menyurat bisa berjalan dengan baik tanpa menghambat aktivitas lain pada instansi/perusahaan. Tapi meskipun demikian pengelolaan surat-menyurat tidaklah mudah seperti yang dibayangkan, apalagi intensitas persuratan yang ada cukup tinggi dan dikelola dengan asal-asalan tentu akan menimbulkan dampak buruk pada jalannya aktivitas instansi/perusahaan tersebut.
Isi Artikel
Persuratan Digital permudah pengelolaan surat-menyurat pada instansi/perusahaan.
Seperti yang Anda ketahui, saat ini mayoritas instansi dalam mengelola surat-menyuratnya masih menggunakan cara manual konvensional dimana pengelolaan secara manual ini menjadi sumber dari berbagai kendala yang muncul pada aktivitas surat-menyurat dan disposisi yang ada, yang tentu saja harus diminimalisir dan dihindari.
Namun dengan kemajuan teknologi digital saat ini, dan banyaknya vendor atau penyedia jasa aplikasi yang mengembangkan tools atau alat dalam membantu mempermudah mengelola proses persuratan yang ada, kendala-kendala yang muncul pada persuratan manua pasti dapat dihindari. Disini Anda dapat memilih dan memanfaatkan sistem aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan instansi Anda, salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi E-Office atau aplikasi Persuratan Digital.
Aplikasi Persuratan Digital ini sendiri merupakan sebuah tools sistem layanan aplikasi berbasis web dan mobile application dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan sebuah informasi dokumen persuratan secara cepat, aman dan efisien. Dimana proses pada aplikasi E-Office ini sangat jauh berbeda denfgan kegiatan persuratan yang masih dilakukan secara konvensional, yang mana dalam pengelolaannya masih perlu dicetak, kemudian juga tampak kumpulan surat yang menumpuk di meja kerja hanya untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan serta penjelasan surat yang diperlukan. Hal tersebut tentu akan sangat merepotkan jika masih diterapkan pada instansi yang butuh kecepatan pada informasi surat yang ada.
Manfaat dalam penggunaan teknologi Persuratan Digital bagi instansi/perusahaan
Tentu saja, dengan hadirnya teknologi sistem persuratan digital sangat banyak manfaatnya, berikut manfaat yang akan didapat dalam penerapan sistem E-Office atau Persuratan Digital antara lain adalah:
- Kerja jadi lebih mudah dan efektif ; Dengan E-Office ini , proses surat-menyurat dan disposisi hanya dilakukan melalui aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sesuai dengan hak aksesnya, dan saat ini pula dikembangkan dalam versi mobile application yang sangat memudahkan jika kita sedang tidak berada di depan laptop/PC. Jalannya aplikasi ini tentu saja harus terkoneksi dengan internet
- Tracking dan monitoring surat jadi lebih mudah ; Karena semua proses tracking dan monitoring dalam surat-menyurat dan disposisi menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di dilakukan prosesnya, meski kita sedang dinas dan tidak berada di kantor.
- Resiko surat rusak dan hilang dapat dikurangi ; Dengan menggunakan E-Surat, dapat mengurangi resiko kerusakan dan kehilangan dokumen dalam proses surat-menyurat, karena semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud base), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas.
- Rahasia dan keamanan surat terjamin ; Surat dalam aplikasi ini tentu saja terjamin kerahasiaan dan keamanannya, karena hanya pengguna yang memiliki user dan password tertentu saja yang dapat mengaksesnya. Jadi meski sedang tidak di kantor karena pandemi, data-data persuratan kita tetap aman dan terjaga kerahasiaannya
- Hemat waktu, tenaga, dan biaya ; Dengan aplikasi Persuratan Digital , instansi tidak perlu repot-repot dalam pendistribusian surat-menyurat dan disposisi kepada penerimanya, cukup masuk pada aplikasi dan melakukan aktivitas persuratan dan disposisi yang akan dilakukan. Selain itu, kita tidak membutuhkan lemari atau ruang khusus untuk menyimpan surat, dan kita bisa mengurangi anggaran pengeluaran untuk kertas dan tinta printer. Karena semua data pada aplikasi ini tersimpan secara digital, serta bagi anda yang tidak mau repot dengan urusan infrastruktur IT nya, cukup menggunakan sistem cloud base dengan Software as a Service (SaaS)
Itulah beberapa manfaat Aplikasi Persuratan Digital yang dapat mengelola proses persuratan kantor Anda menjadi mudah, aman dan efektif
Jadi, tunggu apalagi ! klik disini detail informasi lainnya atau hubungi kami untuk berdiskusi dengan kami !
