Persuratan Digital – Aktivitas dan proses korespondensi, atau yang lebih umum dikenal dengan istilah surat-menyurat, mungkin merupakan istilah yang tidak asing lagi bagi mereka yang bekerja di kantor-kantor, terutama di instansi pemerintah, perusahaan, atau bahkan lembaga pendidikan. Seperti halnya aktivitas suatu instansi/perusahaan lainnya. Komunikasi melalui surat merupakan salah satu aktivitas terpenting dalam sebuah perkantoran, bahkan proses komunikasi melalui persuratan ini juga dapat mempengaruhi aktivitas kerja lainnya di sebuah kantor, misalnya saja kecepatan pemrosesan surat-menyurat yang lambat, dan tidak berjalan sesuai dengan proses yang ada, tentu akan menghambat aktivitas lainnya dan akan berdampak pada penurunan kinerja instansi/perusahaan tersebut.
Dapatkah Anda melihat aktivitas persuratan di kantor sekitar Anda, apakah berjalan lancar dan dikelola dengan baik atau bahkan tidak berjalan karena buruknya pengelolaan persuratannya? Dalam hal ini kelancaran suatu proses surat-menyurat dapat disebabkan oleh berbagai faktor, bisa saja karena faktor sumber daya manusianya , kebijakan dan birokrasi yang kompleks, atau bahkan data surat-menyurat yang ada tidak terakomodasi dengan baik. Apabila kita simak secara teliti, salah satu faktor penyebab kegagalan tata kelola surat-menyurat adalah sistem yang digunakan, apakah masih menggunakan cara manual tradisional atau sudah didigitalisasi dengan sistem surat modern.
Isi Artikel
Kendala yang Umum pada Aktivitas Persuratan
Meskipun teknologi informasi saat ini berkembang dengan pesat, namun dalam kenyataannya, sebagian besar perkantoran masih menggunakan proses manual dan tradisional dalam korespondensinya, seperti masih menggunakan pegawai dalam jumlah besar dalam proses pengiriman surat ke tujuan dan masih menggunakan dokumen fisik sebagai sarana persuratannya. Tentunya penggunaan cara dan metode manual akan menimbulkan banyak permasalahan yang akan menghambat aktivitas, tidak hanya dalam hal penyimpanan dokumen yang sulit, tetapi juga permasalahan lainnya, seperti:
- Kesulitan dalam memonitor surat dan disposisi yang ada
- Membutuhkan banyak waktu dan tenaga
- Lamanya proses pencarian surat/disposisi
- Kesulitan dalam koordinasi, terutama bagi pimpinan dengan mobilitas tinggi.
- Masalah anggaran yang tinggi hanya untuk kertas dan tinta printer
Dari kendala-kendala di atas tentunya sangat mempengaruhi operasional instansi/perusahaan itu sendiri, tetapi juga dapat mempengaruhi proses dengan pihak-pihak di luar perusahaan (eksternal). Namun pada kenyataannya, semua masalah yang terkait dengan surat manual dapat dengan mudah diatasi jika memanfaatkan sistem digital dan online, apalagi sekarang banyak berkembang sistem aplikasi digital yang dapat dimanfaatkan dalam tata kelola persuratan
Persuratan Digital sebagai Solusinya
Anda sekarang tidak perlu khawatir lagi, karena salah satu solusi yang tepat dalam meminimalisir kendala dalam persuratan manual adalah dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada, yaitu dengan mengimplementasikan sistem aplikasi persuratan digital e-Office atau biasa kita kenal dengan E-Surat. Dimana dengan adanya sistem persuratan digital E-Office ini, apalagi sekarang ini sistem persuratan digital E-Office tidak hanya dapat diakses dari pc/laptop saja, tetapi sekarang sudah ada versi aplikasi mobile-nya yang dapat Anda unduh dan gunakan di smartphone masing-masing. Sehingga semua proses surat-menyurat, mulai dari dari menerima surat sampai dengan penyimpanan datanya dapat dilakukan secara online dan digital kapan saja dan dimana saja.
Manfaat Persuratan Digital
Karena apliokasi persuratan digital ini memang dirancang dan dikembangkan untuk mempermudah tata kelola persuratan perkantoran, tentunya ada beberapa manfaat yang akan didapatlkan, seperti contohnya :
- Memudahkan koordinasi antar unit, karena dilakukan secara digital online dari mana saja dan kapan saja
- Monitoring progress surat dan disposisi mudah dan akurat serta real-time
- Meningkatkan efisiensi kerja, karena semua dokumen dalam bentuk digital paperless, sehingga tidak terbatas ruang dan waktu, serta lebih hemat dan efisien dalam anggaran dan ruang penyimpanan
Bagaimana menurut Anda tentang Persuratan Digital sebagai sarana mengelola surat-menyurat secara modern ?
Atau ingin lebih detail tentang informasinya?
Silakan klik disini atau hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut
