integrasolusi.com- Dijaman serba digital seperti sekarang ini, penggunaan aplikasi digital menjadi salah satu hal penting dalam memudahkan komunikasi dan membantu pekerjaan kita agar lebih mudah, selain itu peran aplikasi digital sekarang ini juga bisa membantu menunjang produktivitas di masing-masing organsasi/perusahaan, mulai dari pemerintahan, BUMN, Pendidikan dan swasta. salah satu aktivitas yang sangat terbantu dengan adanya aplikasi digital adalah aktivitas surat-menyurat dan disposisi, yang banyak dijumpai dalam aktivitas kita sehari-hari di kantor, aplikasi tersebut adalah aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi.
Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, tentunya akan memberikan banyak manfaat dan keuntungan bagi instansi yang mengimplementasikannnya terlebih saat pandemic dan era New Normal seperti sekarang ini, dengan berbagai kebijakan dan protokol Kesehatan yang harus di patuhi bersama. Dalam memenuhi kebutuhan akan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi tersebut, pastinya banyak penyedia jasa dan perusahaan IT yang juga mengembangkanya dengan berbagai keunggulan masing-masing. Dengan banyaknya aplikasi e-Office yang ditawarkan, tentunya akan membuat kita untuk memilih dan sesuai dengan kebutuhan di instansi/organisasi kita. Nah agar kita tidak salah pilih ketika menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi di tempat kerja kita, sebaiknya kita perhatikan aspek-aspek berikut ini :
- Keamanan Data
Keamanan data menjadi hal yang utama dalam sebuah aplikasi digital online, karena dengan kecanggihan teknologi seperti sekarang ini, tentunya akan semakin canggih pula para oknum-oknum yang tidak bertanggungjawab dalam melakukan pencurian data secara digital yang bisa disalahgunakan. Untuk itu perlu kita ketahui apakah aplikasi yang akan kita gunakan sudah dilengkapi keamanan yang tinggi ata belum dan pastikan juga sudah tersertifikasi ISO 27001 atau belum. Agar kita tidak khawatir akan kebocoran data-data kita, maka kita harus pelajari tentang keamanan data yang ada pada aplikasi e-Office yang akan kita gunakan.
- Kapasitas Penyimpanan dan Penggunaan
Kapasitas pada aplikasi e-Office yang akan kita gunakan juga merupakan hal penting, karena aplikasi e-Office pastinya juga membutuhkan space untuk penyimpanan dokumen dan surat secara digital. Untuk itu, kita sebagai pengguna harus tahu apakah aplikasi yang akan kita gunakan nanti bisa tidak untuk memfasilitasi aktivitas persuratan kita dan jumlah penggunanya.
- User Friendly
Berbagai fitur yang ada pada Aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, harus mudah dipahami dan mudah digunakan oleh pengguna yang awam sekalipun. Karena akan percuma, apabila aplikasinya bagus dan modern tetapi susah dipahami alurnya dan susah dugunakan. Untuk itu kita perlu mempelajari juga, apakah aplikasi yang ditawarkan bisa dengan mudah digunakan atau tidak oleh pengguna di instansi/organisasi kita.
- Fitur-Fitur Sesuai Kebutuhan
Sebelum kita menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, pastikan juga aplikasi yang ditawarkan vendor, apakah fitur-fiturnya sudah sesuai dengan kebutuhan di tempat kita atau tidak, jangan sampai kita menggunakan aplikasi e-Office dengan fitur-fitur yang tidak sesuai dengan kebutuhan di tempat kita.
- Support After Sales
Untuk support after sales merupakan hal penting yang kita butuhkan sebagai pengguna aplkasi e-Office, karena jangan sampai setelah kita membeli atau menggunakan layanan aplikasi e-Office, tidak ada support dari vendor. Kita harus benar-benar memilih penyedia aplikasi yang menyediakan layanan support after sales, jadi apabila ada yang tidak sesuai atau ada yang perlu dipertanyakan, tetap bisa di support oleh penyedia aplikasinya.
- Sesuai Budget dan Kebutuhan
Ini juga harus diperhatikan, ketika kita akan menggunakan atau membeli aplikasi e-Office, pastikan sesuai dengan anggaran dan kebutuhan kita. Jangan sampai kita membeli/menggunakan aplikasi yang over budget, padahal tidak sesuai dengan kebutuhan yang ada di tempat kita. Tentunya kita akan menderita kerugian dan membuat anggaran kita membengkak, dan untuk itu kita harus lebih jeli dalam memilih aplikasi dan vendor penyedianya.
Itulah beberapa tips dan strategi yang harus kita siapkan sebelum kita memilih dan menggunakan aplikasi e-Office Digital Persuratan dan Disposisi yang sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas di tempat kita. Untuk mengimplementasikan itu semua, PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan IT yang sudah berpengalaman memberikan solusi yang inovatif di beberapa kementrian, BUMN, pemerintahan, institusi Pendidikan dan swasta, menghadirkan integraOffice Persuratan dan Dispsosisi sebagai solusi yang dapat menyingkat birokrasi, sehingga proses persuratan dan disposisi menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.
Tertarik dengan dengan aplikasi E-Office Persuratan dan Disposisi ?
Silakan Klik disini
