integrasolusi.com – Dalam sebuah organisasi, baik itu instansi pemerintah maupun swasta pasti sudah tidak asing lagi dengan kegiatan komunikasi. Komunikasi itu sendiri tentunya merupakan aktivitas yang tidak pernah ada habisnya bagi instansi, ketika instansi / perusahaan melakukan aktivitas rutin yang melibatkan banyak pihak baik internal maupun eksternal maka proses komunikasi akan terus berjalan.. Apalagi pada waktu-waktu tertentu, proses persuratan intensitasnya akan tinggi, dan tidak mengherankan jika kita sering jumpai banyaknya tumpukan kertas/berkas di atas meja kerja. Hal di atas akan terus kita jumpai, selama kegiatan surat-menyurat di sebuah instansi/perusahaan masih berjalan menggunakan metode manual dan konvensional.
Seiring berkembangnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) seperti sekarang ini, penggunaan teknologi informasi berdampak besar pada setiap lini kehidupan kita, tidak terkecuali dalam hal kegiatan surat-menyurat di sebuah instansi pemerintahan maupun swasta yang lambat laun akan beralih ke sebuah sistem persuratan digital atau sering kita kenal dengan E-Office Persuratan. Namun meskipun Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sudah berkembang dengan pesat, saat ini metode manual/konvensional masih banyak kita jumpai dan digunakan di berbagai instansi pemerintahan atau instansi swasta.
Faktanya, banyak masalah klasik yang disebabkan oleh metode manual konvensional. Masalah Apa Yang Ditimbulkan Persuratan Manual ? seperti sulitnya tracking surat/disposisi, lambatnya disposisi, surat sering terselip dan bahkan hilang, butuh ruangan khusus, tentunya akan boros anggaran kertas dll
Dengan adanya kemajuan informasi seperti Sekarang ini, semua permasalahan persuratan yamg dilakukan secara manual dan konvensional dapat teratasi. Yaitu dengan sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu dan memberikan kemudahan dalam hal proses surat-menyurat yang disebut E-Office Persuratan atau Sistm Persuratan Digital yang berbasis online atau internet. Selain dikembangkan dalam bentuk web/desktop, sistem e-Office ini juga dikembangkan dalam berbagai platform atau sistem operasi salah satunya adalah dalam bentuk mobile application Android dan iOS.
Mengapa Harus Menggunakan E-Office atau Sistem Persuratan Digital?
Dari uraian di atas tentang permasalahan yang timbul dari proses persuratan sistem manual konvensional, dapat diselesaikan dengan menggunakan sistem berbasis elektronik atau digital yaituE-Office , dan salah satu bentuk implementasinya adalah aplikasi integraOffice Persuratan, yaitu Aplikasi Persuratan Online unggulan yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi, yang berlokasi di Surabaya, JawaTimur.
Apa saja keuntungan yang didapat dengan implementasi aplikasi integraOffice Persuratan bagi instansi pemerintahan maupun swasta :
- Kemudahan Pencarian/Tracking Surat
Surat selalu bisa dicari karena tersimpan di database, sehingga bisa menghemat waktu dan tidak menghambat proses surat-menyurat yang sedang berjalan.
- Real Time, tak perlu kurir
Surat masuk bisa segera sampai ke Pimpinan, karena Pimpinan segera mendapat notifikasi dan bisa membaca isi surat begitu surat selesai diinput oleh operator ke sistem. Sehingga proses dan alur surat-menyurat lebih cepat dan miudah.
- Kapanpun, Dimanapun
Akses surat dan proses disposisi bisa lebih mudah, dimana saja dan lebih cepat tersampaikan, tanpa harus menunggu Pimpinan berada di tempat, sehingga proses persuratan bisa berjalan lebih efektif dan efisien.
- Kerahasiaan Terjamin
Dengan menggunakan E-Office Persuratan, kerahasiaan surat dan proses yang sedang berjalan terjamin keamanan dan kerahasiaannya, karena E-Office hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehinga terjaga kerahasiaannya.
- Monitoring Lebih Mudah
Dengan menggunakan E-Office Persuratan, setiap pengguna dapat melihat statistik dan laporan aktivitas persuratan dan disposisi bisa dipantau secara mudah dan real time.
- Nomor Surat Otomatis
Penomoran surat keluar otomatis, sehingga lebih cepat dan efisien, pencarian informasi pun tentunya lebih mudah dengan alat bantu pencarian yang ada di aplikasi E-Office Persuratan.
- Digitalisasi Dokumen
Dengan E-Office Persuratan semua proses terhadap surat dilakukan secara digital dan elektronik, sehingga mengurangi penggunaan kertas dan dapat menghemat ruang penyimpanan.
Dari beberapa keuntungan yang didapat dari penerapan sistem komunikasi digital atau kantor elektronik, dapat disimpulkan bahwa dengan mengimplementasikan aplikasi E-Office Persuratan, maka aktivitas komunikasi dan proses persuratan di instansi dapat berjalan lebih mudah dan cepat, serta data dapat dijamin di mana saja.. Bisa diakses dari mana saja, menghemat anggaran kertas, karena semuanya serba digital, sehingga proses komunikasi bisa berjalan lebih efisien
ingin lebih jelas apa ituE-Office Persuratan dan Disposisi ? Atau ingin berkonsultasi dengan kami, terkait Aplikasi Persuratan Online? lebih lanjut Klik disini
