integrasolusi.com – Salah satu pekerjaan yang selalu melekat pada setiap organisasi atau perusahaan adalah mengelola dokumen organisasi. Apalagi jika organisasi tersebut adalah instansi pemerintahan atau sebuah perusahaan yang memiliki skala besar, tentu dokumen yang dikelola pastinya sangat banyak dan kompleks. Pihak manajeman tentu harus menaruh perhatian khusus tentang bagaimana dokumen tersebut agar dikelola dengan tepat dan sesuai, terhindar dari berbagai risiko, dan mudah di akses bagi yang membutuhkannya. Dengan kondisi seperti ini, pengelolaan dokumen secara manual tentu bukanlah sebuah solusi yang tepat. Karena sumber daya manusia yang menjalankannya pasti akan kewalahan dan memicu berbagai risiko. Sehingga pemanfaatan teknologi dan infomasi menjadi solusi yang tepat untuk me-manage dokumen-dokumen organisasi.
Document Management System (DMS) merupakan sebuah sistem berbasis digital yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses kembali file elektronik. Selain untuk melacak berbagai versi hasil update yang dilakukan oleh user yang berbeda, sistem ini juga digunakan untuk sharing file ke pengguna lainnya. DMS sering dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen aset, dokumen imaging, mengatur sistem alur kerja dan mengelola catatan manajemen. Sehingga dengan adanya DMS ini, kini organisasi akan sangat terbantu untuk mengolah semua dokumen perusahaan. Pada kesempatan artikel ini, kami akan berbagi kepada Anda, tentang beberapa peran DMS yang perlu Anda ketahui, agar Anda tak lagi ragu untuk menggunakan Document Managements System, beberapa peran tersebut antara lain adalah sebagai berikut :
- Metadata
Setiap dokumen biasanya memiliki metadata. Metadata misalnya nama dokumen, tanggal, pemilik dokumen, dan identitas lainnya. DMS dapat mengekstrak metadata dari dokumen secara otomatis atau meminta user untuk menginput metadata ke sistem. Beberapa sistem juga menggunakan OCR (Optical Character Recognition) pada file untuk mengekstrak text pada file tersebut. Text hasil ekstrak disimpan sebagai metadata. Metadata inilah yang nantinya digunakan sebagai keyword untuk membantu user mencari kembali file yang sudah disimpan di sistem.
- Keamanan
Security dokumen sangat penting dalam aplikasi DMS. Pengaturan security pada sebuah Document Management System dalam suatu perusahaan bisa menjadi lebih kompleks, dimana administrator hanya memberikan hak akses tertentu kepada kelompok atau orang-orang tertentu saja. Selain itu DMS juga memberikan watermark pada setiap dokumen yang dibuka. Dimana watermark ini akan berbeda disetiap orang yang membukanya, karena bertuliskan identitas nama orang yang membuka file tersebut. Sehingga ini akan membuat orang akan berpikir berulang kali apabila ingin membocorkan dokumen tersebut karena bisa terlihat identitasnya.
- Workflow
Workflow merupakan proses yang kompleks dan beberapa Document Management System memiliki modul workflow. Administrator dapat membuat rule untuk menentukan alur dokumen di dalam suatu perusahaan. Contoh sederhana: ketika memasukkan faktur yang nilai nominalnya lebih rendah dari nilai nominal yang ditentukan, maka faktur akan diproses ke rute yang berbeda.
- Kolaborasi
Kolaborasi memungkinkan sebuah file diakses dan diproses oleh user yang berwenang. Akses bisa dibatasi oleh user yang berwenang sementara file sedang diproses, dimana beberapa user dapat melihat dan menggunakan file dalam waktu yang sama.
- Versioning
Suatu proses dimana file diperiksa di dalam atau di luar sistem, yang memungkinkan user untuk mengambil versi sebelumnya dan melakukan update file. Versioning berguna untuk file yang memerlukan update dari waktu ke waktu atau bisa dikatakan file berjangka waktu
- Searching
Berfungsi untuk menemukan kembali file dan folder menggunakan fitur pencarian file. File dapat dicari dengan menggunakan berbagai atribut dan konten dokumen.
Peran Document Management System diatas merupakan beberapa dari peran-peran yang lain. Artinya, DMS memiliki peran dan fungsi yang begitu luar biasa besar untuk memudahkan organisasi dalam mengelola dokumen yang dimilikinya.
Masih penasaran dengan cara kerja Document Management System ?
yuk, segera kontak kami untuk konsultasi dan berdiskusi lebih lanjut !!
Sumber : https://ipqi.org/document-management-system/
