Semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, membuat beberapa komponen masyarakat, terutama di bidang Pendidikan berlomba-lomba melakukan terobosan untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan mereka dengan menggunakan berbagai macam aplikasi berbasis elektronik atau berbasis Internet. Salah satunya adalah Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Ambon.
IAIN Ambon pada saat ini mempunyai permasalahan dalam hal persuratan yang masih berbasis manual, yaitu permasalahan utamanya adalah susahnya pelacakan surat ( baik itu surat masuk atau keluar) maupun proses Disposisi ( diposisi masuk atau keluar) yang membutuhkan waktu yang lama, sehingga sulit melacaknya apabila dibutuhkan untuk pengecekan yang mendadak, misalnya : untuk proses akreditasi kampus atau Fakultas yang membutuhkan data-data tersebut dengan cepat.
Untuk itu IAIN Ambon perlu melakukan terobosan dalam menunjang dan meningkatkan kinerja mereka dalam hal proses persuratan. Oleh karena itu IAIN Ambon bekerja sama dengan PT. Integra Teknologi Solusi untuk memecahkan permasalahan tersebut dengan Aplikasi e-Office Persuratan IAIN Ambon. Dasar dari penggunakan aplikasi ini adalah Permenpan RB No.11 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektonik dan Keputusan Menteri Agama No.09 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah DInas Pada Kementrian Agama.
Untuk itu pada tanggal 22-23 Maret 2019 dilaksanakan Sosialisasi dan Bimbingan Teknis terkait e-Office Persuratan IAIN Ambon, dengan para peserta adalah jajaran Direktorat dan operator jurusan dan fakultas. Para peserta dengan antusias mengikuti sosialisasi dan bimtek ini dengan harapan agar lebih paham aplikasi e-Office Persuratan demi menunjang kinerja mereka.
Aplikasi Persuratan ini sangat mudah digunakan dimanapun user berada, karena sudah berbasis web, juga sudah tersedia di android dengan mengunduh melalui Playstore, sehingga user bisa langsung mengecek surat dan melakukan atau menerima disposisi.
berikut ini salah satu contoh fitur aplikasi android e-Office Persuratan IAIN Ambon :
- Fitur Surat Masuk : Fitur untuk mengecek surat yang diterima ( baik dari internal atau eksternal), pada aplikasi akan muncul notifikasi apabila ada surat masuk
- Fitur melakukan Disposisi dari surat masuk : fitur yg digunakan untuk melakukan proses Disposisi dari atasan ke bawahan dari surat masuk
Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan ini, IAIN Ambon bisa menjadi pelopor Universitas di Indonesia Timur yang bertransformasi ke Era Digital yang sebelumya masih menggunakan cara manual.
Pengunaan aplikasi e-Office Persuratan di IAIN Ambon ini, membuktikan bahwa anggapan Universitas di daerah kurang berkembang bila dibandingkan di kota besar adalah kurang tepat. justru perlu diperhatikan juga bahwa Universitas-universitas di daerah juga bisa maju untuk mendukung Revousi Industri 4.0 yang beberapa waktu lalu dicanangkan oleh Presiden Joko Widodo.
Aplikasi e-Office Persuratan ini juga mendapat apresiasi dari Rektor IAIN Ambon, Bapak DR. HASBOLLAH TOISUTA, M.Ag beserta unsur pimpinan, beliau mengapresiasi karena dengan menggunakan aplikasi e-Ofiice Persuratan IAIN Ambon ini, proses persuratan menjadi lebih mudah karena bisa melalui mobile aplikasi di android dimanapun dan kapanpun berada. Dan juga beliau mengintruksikan ke semua pimpian unit untuk menindaklanjuti kebutuhan data pengelolaan surat demi berjalannya aplikasi e-Office Persuratan.
Rektor dan unsur pimpinan di IAIN Ambon berkomitmen bahwa dengan menggunakan aplikasi e-Ofiice Persuratan ini, bisa meningkatkan kinerja mereka dalam meraih akreditasi kampus dan ISO 9001:2015 tentang Manajemen Layanan Mutu yang bekerjasama dengan TUV Rheinland Jerman.
Berminat menggunakan e-Office Persuratan seperti IAIN Ambon?
segera konsultasikan dengan kami, silakan klik : integrasolusi.com/kontak kami
