integrasolusi.com- Salam Sobat Office ! bagaimana kabarnya? Semoga sehat terus ya! Baik Sobat Office semua, mungkin sebelum-sebelumnya pernah mendengar atau bahkan pernah tahu tentang apa itu pengelolaan dokumen secara sistematis dengan digital, atau yang sering kita kenal dengan nama Document Management System (DMS). Sekilas informasi saja ya, Document Management System (DMS) ini hadir karena adanya kebutuhan yang mendasar akan pentingnya pengelolaan dokumen secara sistematis dan terdigitalisasi dengan menggunakan kecanggihan teknologi informasi yang berkembang saat ini. Adapun aplikasi pengelolaan dokumen secara digital, ada banyak jenis dan modelnya pun bermacam-macam, tergantung dari kebutuhan dan pengelolaan dokumennya, mulai dari yang versi sederhana sampai dengan versi yang komplek cara pengelolaan dan alur dokumennya. Memang munculnya aplikasi Document Management System (DMS) ini untuk membantu oeganisasi/perusahaan dalam mempermudah manajemen dokumen secara efektif dan efisien.
Nah disini, akan kita nahas secara singkat tentang aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS). Apa itu IntegraOffice Document Management System (DMS)? Yaitu sebuah aplikasi berbasis teknologi informasi tentang pengelolaan dokumen secara sistematis dan secara digital yang dikembangkan sepenuhnya oleh PT Integra Teknologi Solusi, sebagai salah satu perusahaan dibidang Informasi Teknologi yang mumpuni dan mampu bersaing, serta di supppport oleh para anggota timnya yang sangat berpengalaman dibidangnya, dalam hal ini dibidang implementasi aplikasi e-Office yaitu dalam pengelolaan dokumen secara digital.
Tentu saja aplikasi manajemen dokumen IntegraOffice Document Management System (DMS) tidak jauh beda dengan aplikasi manajemen dokumen yang ada saat ini. Namun IntegraOffice Document Management System (DMS) sudah teruji dengan diimplemenmtasikan di beberapakementrian dan BUMN salah satunya digunakan di PT Semen Indonesia. Aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS) mempunyai salah satu fitur unggulan yaitu mampu melihat dan melacak siapa saja yang baru saja mengunggah dokumen baru, selain itu ada fitur sistem permission dan approval dalam setiap kali ada yang mau mengunduh dokumennya, jadi tidak sembarangan orang berhak untuk mengunduh dokumennya. Tidak sampai disitu saja, dokumen yang sudah diunduh tadi akan memunculkan watermark dari pemilik dokumen dan oleh siapa dan kapan dokumen tersebut diunduh. Atau bisa dikatakan, dalam aplikasi IntegraOffice DMS menggunakan tingkat keamanan yang tinggi terhadap semua dokumen yang tersimpan.
Selain itu salah satu keunggulannya adalah adanya fitur pengingat atau warning terhadap suatu dokumen yang akan kadaluarsa (biasanya untuk dokumen dokumen yang berhubungan dengan persyaratan ISO)
Itulah beberapa informasi sekilas tentang aplikasi Document Management System (DMS), nah Sobat Office sekarang bisa kita simak beberapa langkah mudah menggunakan aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS) seperti berikut ini :
1.Login Aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS)
Pertama yang harus dilakukan adalah login dulu ke aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS), pastikan sudah punyausername dan password, dan cek juga ada koneksi internet. Karena aplikasi IntegraOffice DMS ini berbasis web, yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun maka Sobat Office semua harus menyediakan jaringan internet.
2.Menu Semua Dokumen, setelah berhasil login ke aplikasi IntegraOffice DMS, akan muncul beberapa menu, seperti menu Semua Dokumen. Dalam menu ini terdapat beberapa tampilan fitur :
- Unggah Dokumen, fitur ini berfungsi untuk melakukan unggah atau upload dokumen kita ke dalam aplikasi IntegraOffice DMS, file-file seperti tipe PDF, JPEG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT dan PPTX dapat disimpan dalam fitur ini.
- Buat Bundel Dokumen, fitur ini mempunyai fungsi untuk membuat bundle dari sebuah sebuah dokumen, yang nantinya apabila ingin menyimpan dokumen dalam bundle ini harus melengkapi persyaratan atau menyertakan dokumen-dokumen lain yang berkorelasi dengan dokumen yang akan kita upload, misal: bundle dokumen pembelian, harus ada dokumen/file ; nota pembelian, faktur, kuitansi pembayaran, surat jalan pengiriman barang, dll. Dalam fitur ini, pengguna bisa membuat bundel sendiri,atau bisa menggunakan template yang sudah tersedia
3.Bundle Belum Lengkap, fitur ini untuk memberikan informasi kepada pengguna, kalau ada folder bundle dokumen yang belum lengkap. Jadi agar menjadi sebuah bundle dokumen yang nantinya bisa di share atau di publish, folder bundle dokumen-dokumen yang belum lengkap harus dilengkapi dahulu, agar bisa di share atau di publish ke pengguna IntegraOffice DMS lainnya. Dalam fungsi ini, apabila di sebuah organisasi/perusahaan ada yang berperan sebagi Reviewer sebuah dokumen, maka bisa melihat segera untuk menginformasikan ke pemilik dokumen.
4.Histori Dokumen, didalam fitur ini, pengguna IntegraOffice DMS dapat mengetahui sejarah dari sebuah dokumen/bundle dokumen yang diunggah ke aplikasi IntegraOffice DMS, mulai kapan dokumen ini diunggah, kapan direvisi, dan kapan pembaharuan terakhirnya yang semuanya dapat dilihat secara real-time.
5.Link share, pasti sudah bisa menebak, kalau fitur ini fungsinya untuk membagikan dokumen yang telah kita unggah dan simpan dalam aplikasi IntegraOffice DMS dengan link dokumennya. Dalam fitur ini, setiap dokumen yang di-share atau dibagikan dapat dilihat kapan waktu di-share-kan dan kapan expired dari link dokumen yang dibagikan, jadi bisa di set seberapa lama dokumen bisa kita bagikan link-nya, tetapi jangan khawatir, setiap link share dokumennya bisa diperbarui kapan saja.
6.Fitur Pencarian Dokumen, fitur ini fungsinya untuk membantu pengguna mencari sebuah dokumen secara mudah dan cepat, hanya dengan mengetikkan kata kunci atau judul dokumennya apa, nanti otomatis sistem akan memunculkan data-data sesuai dengan kata kunci atau judul dokumen yang dimasukkan. Mudah kan!jadi kita tidak perlu repot-repot lagi mencari satu per satu dari data-data yang ada
Nah Sobat Office, itulah penjelasan singkat tentang beberapa langkah dan fitur dasar yang ada dalam aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS) dengan beberapa role pengguna yang berbeda-beda. Tetapi Sobat Office tidak perlu khawatir, karena aplikasi IntegraOffice DMS bisa di kustom dan disesuaikan dengan kebutuhan serta proses yang ada pada organisasi/perusahaan. Selain layanan support IntegraOffice Document Management System (DMS) akan selalu siap sedia dan membantu apabila ada kendala atau ada kebutuhan lain dalam aplikasi IntegraOffice DMS.
Ingin lebih detail tentang aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS) atau ingin mengimplementasikan di organisasi/perusahaannya.
Langsung Klik Disini untuk menghubungi kami
Kami siap membantu transformasi digital bisnis Anda !
