integrasolusi.com– Aktivitas kerja dikantor sehari-hari, pastinya tak lepas dari berbagai macam berkas, dokumen dan surat-surat. Belum lagi berbagai macam dokumen dan surat tersebut ada beberapa yang sifatnya biasa sampai rahasia, ang semua orang tidak berhak tahu isi dokumen atau suratnya, kecuali yang berwenang saja atas surat/dokumen tersebut. Beberapa hal tersebut menjadi tanggung jawab tersendiri bagi petugas/pegawai bagian umum atau bahkan sekretaris di suatu organisasi/perusahaan. Apalagi pengelolaan dokumen dan suratnya masih menggunakan cara manual konvensional, yang tentunya akan membuat sibuk dan repot pengelola surat/dokumen, apabila terjadi kehilangan atau kerusakan surat/dokumen yang penting, apalagi pimpinan minta surat dan dokumen untuk diserahkan ke mejanya, pasti kalang kabut kan untuk menyiapkannya?
Belum lagi di masa pandemi seperti ini, yang mengharuskan sebagian kantor menerapkan kerja dari rumah (WFH) untuk menaati kebijakan dari pemerintah, tentunya bagian pengelola surat dan dokumen akan dibikin pusing berkali-kali dalam pengelolaannya. Pastinya tidak mungkin membawa banyak surat dan dokumen kantor ke rumah, atau datang ke kantor hanya untuk mengambil beberapa surat dan dokumen saja. Apalagi sewaktu kerja dirumah, tentunya tumpukan surat dan dokumen akan menumpuk di meja kerja kita dan pastinya akan berserakan dimana-mana, yang membuat sempit ruang kerja kita, hingg akhirnya kita tidak nyaman bekerja di rumah. Selain itu resiko kerusakan dan kehilangan surat/dokumen akan terus mengintai kita, apalagi kalau dokumen tersebut benar-benar penting, pastinya kita akan berpikir keras bagaimana solusinya agar surat/dokumen aman, tidak rusak dan hilang, dan pastinya ruang kerja kita jadi bersih dan rapi yang membuat kita nyaman bekerja, meskipun kerja dirumah.
Bagaimanan solusinya?
Solusinya sebenarnya cukup mudah, yaitu dengan memanfaatkan kecanggihan dan kemajuan teknologi informasi digital saat ini, yaitu dengan menggunkaan sistem aplikasi e-Office Persuratan dan aplikasi Document Management System (DMS). Dan apa manfaat yang kita didapatkan jika mengimplementasikan kedua aplikasi tersebut? Tentunya sangat banyak, beberapa diantaranya adalah :
- Keamanan dan kerahasiaan terjamin : Karena dengan aplikasi e-Office Persuratan dan aplikasi DMS, pastinya surat dan dokumennya aman, karena semua disimpan dalam bentuk digital. Yang hanya orang-orang tertentu saja yang punya user dan password yang berhak mengaksesnya. Selain aman dari pencurian data karena setiap dokumen yang akan diunduh harus ada persetujuan dari pemilik dokumen dan hasil unduhannya pun akan tetap ada watermark oleh siapa dan kapan dokumen tersebut diunduh. Selain itu pastinya juga aman dari kerusakan dan kehilangan surat/dokumennya.
- Mudah untuk mencari dan tracking surat/dokumen : Dengan aplikasi e-Office Persuratan dan aplikasi aplikasi Document Management System (DMS) , kita akan lebih mudah mengakses surat/dokumen kita darimana saja dan kapan saja. Tidak perlu kita harus datang ke kantor hamya perlu beberapa surat/dokumen saja, cukup dari rumah dan koneksi internet kita sudah bisa mengaksesnya, apalagi sekarang ini sudah ada yang versi mobile applicationnya, pastinya lebih jauh lebih mudah dan efisien.
- Hemat biaya dan hemat tempat : : Dengan aplikasi e-Office Persuratan dan aplikasi aplikasi Document Management System (DMS), secara tidak langsung dapat menghemat anggaran kita di kantor, karena denga nadanya sistem digital pastinya tidak perlu lagi mengeluarkan anggaran yang besar hanya untuk biaya kertas dan tinta printer. Ya memang kertas dan tinta printer punya andil yang besar dalam aktivitas surat-menyurat dan pembuatan dokumen. Karena sudah terdigitalisasi semua surat dan dokumen yang ada (paperless), jelas dapat mengurangi penggunaan kertas dan tinta. Dan yang tidak bisa dilupakan, adalah dengan aplikasi e-Office Persuratan dan aplikasi aplikasi Document Management System (DMS) semuanya sudah disimpan secara digital,jadi kita tidak memerlukan ruang penyimpanan yang besar atau lemari arsip lagi dan tentunya ruangan kita akan bebas dari segala macam tumpukan surat dan dokumen.
Hal di atas hanya beberapa saja manfaat aplikasi e-Office Persuratan dan aplikasi aplikasi Document Management System (DMS), yang tentunya masih banyak lagi manfaatnya.
Ingin jelas informasi tentang e-Office Persuratan dan aplikasi aplikasi Document Management System (DMS) dan implementasinya serta solusi IT apa yang sesuai kebutuhan Anda?
Silakan hubungi kami lebih lanjut
Terima kasih dan semoga bermanfaat
