integraOffice– Aktivitas di kantor sehari-hari, tentunya tidak lepas dari proses surat-menyurat, mulai dari surat masuk, disposisi sampai dengan surat keluar, proses tersebut tentunya sangat erat dengan berbagai macam berkas dan dokumen surat yang pastinya mempunyai sifat dan jenis yang berbeda-beda, bisa surat rutin, undangan, surat perintah, surat umum sampai yang classified atau surat yang bersifat rahasia yang hanya orang tertentu saja yang mempunyai hak atas surat beserta isinya, yang harusnya disimpan dan dikelola sesuai kebijakan yang berlaku di masing-masing instansi/perusahaan. Namun dalam prakteknya, mayoritas para pemangku kepentingan dalam proses surat-menyurat, masih menganggap sepele dan mengesampingkan dalam hal penyimpanan surat secara benar, padahal nantinya akan dicari dan dibutuhkan segera apabila ada kebutuhan mendadak dari atasan atau aktivitas yang mengacu pada surat tersebut, pasti direpotkan dan butuh waktu lama untuk mencarinya.
Hal tersebut di atas, bisa saja terjadi apabila instansi/perusahaan masih menerapkan cara penyimpanan dan surat-menyurat secara manual konvensional yang selalu muncul permasalahan klasik yang sama. Selain itu, permaalahan yang bisa saja muncul ketika menggunakan persuratan secara manual adalah, hilangnya atau rusaknya dokumen surat. Bisa karena musibah (kebakaran, banjir, dan kejadian tak terduga) atau memang ulah oknum yang tidak bertanggungjawab yang sengaja menghilangkan dokumen surat tersebut, tentunya juga harus dipikirkan secara serius, karena berhubungan langsung dengan hidup matinya sebuah instansi/perusahaan. Apalagi dalam keadaan pandemic seperti sekarang ini, yang mengharuskan bisa kerja dari mana saja, dengan pengelolaan secara manual, apakah hal tersebut masih relevan di saat seperti ini dan menghadapi New Normal?
integraOffice Solusinya?
Solusi cukup mudah, yaitu beralihlah menggunakan teknologi digital dalam pengelolaan surat dan dokumennya. Salah satunya adalah dengan mengunakan aplikasi digital yaitu integraOffice Persuratan dan integraOffice Document Management System (DMS). Tujuan aplikasi integraOffice dibuat untuk membantu mempermudah urusan surat-menyurat, memanajemen dokumen dengan efektif, disposisi secara online, mempermudah penyampaian informasi terkait dokumen dan surat, serta mempermudah pengarsipannya. Yang tentunya aplikasi integraOffice ini sebagai solusi akan permasalahan yang muncul akibat pengelolaa secara manual konvensional.
Manfaat menggunakan integraOffice Persuratan dan integraOffice DMS antara lain :
- Keamanan data terjamin, karena aplikasi dan penyimpanannya dilengkapi cyber security yang tinggi misal watermark pada dokumen yang diunduh.
- Mengurangi resiko kerusakan atau hilangnya dokumen, karena semua tersimpan secara digital (paperless)
- Pencarian dokumen lebih mudah dan cepat
- Mudahnya koordinasi antar unit, karena dilakukan secara digital online dari mana saja dan kapan saja
- Dapat memonitoring dokumen, surat dan disposisi secara akurat dan real-time kapan saja dimanasaja
- Memudahkan kolaborasi (file sharing) dokumen antar pengguna sesuai dengan kebijakan.
- Alur pembuatan dokumen yang jelas dan terinci, dari draft sampai dengan dokumen/surat di keluarkan
- Adanya pengingat/notifikasi pada aplikasi
- Tidak membutuhkan ruang khusus untuk penyimpaan dokumen/surat.
- Memghemat anggaran kertas
Itulah beberapa manfaat dari penggunaan aplikasi integraOffice Persuratan dan integraOffice DMS, yang sebenarnya masih banyak lagi. Karena dengan implementasi integraOffice memang banyak manfaatnya
Seperti berikut testimoni dari pengguna integraOffice
Bagaimana? Tertarik dengan integraOffice?atau mau berdiskusi dengan kami
Silakan klik disini
Semoga bermanfaat
