integrasolusi.com – Kemajuan teknologi informasi telah mengubah pola kerja dari perusahaan, di mana dalam operasionalnya peran teknologi menjadi sangat dominan karena dapat memberikan kecepatan dan kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaan. Tidak terkecuali dalam mengelola dokumen perusahaan. Dewasa ini mengelola dokumen secara manual sangat tidak direkomendasikan dikarenakan kurang efektif dan efisien. Lebih lanjut, jika pengelolaan dokumen masih dilakukan secara manual hal yang sering terjadi tentu saja kesulitan dalam mencari dokumen jika diperlukan, dikarenakan banyaknya jenis dokumen yang disimpan pada rak atau lemari penyimpanan dokumen.
Tidak hanya itu, biasanya, dokumen perusahaan juga akan mengalami yang namanya perubahan atau revisi setiap tahunnya, hal ini juga akan mempersulit dalam melacak versi dari dokumen. Yang tidak kalah penting tentu saja soal keamanan dokumen, ada dokumen tertentu yang tidak semua karyawan boleh membaca atau mengakses, jika dokumen masih dikelola secara manual tentu saja hal ini akan riskan. Lalu, pengelolaan dokumen seperti apa yang direkomendasikan sekarang ini? Tentu saja pengelolaan dokumen secara digital.
Aplikasi pengelolaan dokumen secara digital salah satunya adalah integraOffice Document Management System atau lebih dikenal dengan iODMS. iODMS adalah aplikasi pengelolaan dokumen berbasis cloud. Aplikasi ini dirancang dan dikembangkan untuk memberikan kemudahan dalam mengelola dokumen secara digital. Latar belakang dikembangkannya aplikasi ini tentu saja karena adanya kebutuhan mengelola dokumen secara mudah, cepat, dan aman.
Lalu, apa saja kemudahan jika menggunakan iODMS ini?
- Mudah dalam mengunggah atau membuat dokumen
Aktivitas mengunggah dokumen sangat mudah dilakukan karena tampilan aplikasi yang user friendly dan juga jelas perintah-perintah yang harus dilakukan atau langkah-langkahnya.
- Mudah mengelola dokumen berdasar pada jenis dokumen
Fitur ini memudahkan dalam mengelompokkan dokumen berdasar pada jenis dokumen yang diunggah.
- Terdapat informasi detail dan aktivitas dari dokumen
Terdapat informasi mengenai nama file, ukuran, unit kerja, dan juga tanggal dokumen dibuat dan diperbarui, serta pencatatan aktivitas pembuat dokumen, dilihat oleh siapa saja lengkap dengan tanggal dan jam aktivitas dilakukan. Hal ini tentu saja dapat mempermudah dalam melihat informasi dari setiap dokumen yang diunggah.
- Mudah dalam mem-bundling dokumen
Fitur ini dimaksudkan agar bilamana pada suatu perusahaan terdapat pengelompokan dokumen bedasarkan bundel (folder), yang di dalamnya bisa diatur dokumen apa saja yang perlu diunggah pada bundel tersebut. Jika dokumen yang diunggah belum lengkap maka akan ada peringatan dari aplikasi.
- Mudah dalam mengamankan dokumen
Concern dari dari pengembangan aplikasi ini tentu saja pada keamanan dari dokumen, semua akan sia-sia jika keamanan dokumen tidak terjamin, karena di dalamnya menyangkut kerahasiaan dari perusahaan. Pada aplikasi iODMS ini terdapat pembatasan hak akses di mana setiap pengguna dapat dibatasi hak akses dan perannya. Selain itu, pada setiap dokumen yang diunggah akan diberi watermarking untuk memininmalisir terjadinya penyalahgunaan.
- Mudah dalam mengakses dokumen
Kemudahan lain yang didapat dari pengelolaan dokumen secara digital tentu saja kemudahan dalam mengakses dokumen. Tidak perlu datang ke kantor untuk melihat dokumen yang dibutuhkan, bisa dari mana saja asal ada laptop yang terkoneksi dengan internet. Hal ini tentu saja bermanfaat dalam mempercepat operasional persahaan.
- Mudah dalam meng-custom sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Ada istilah bahwa “tidak ada bisnis yang sama persis”, istilah ini tentu saja berkorelasi dengan kebutuhan setiap perusahaan yang berbeda-beda pula. Untuk mengakomodir hal tersebut iODMS dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang berbeda-beda, sehingga dalam penggunaanya mendapatkan manfaat yang maksimal.
Bagaimana? Sudah mengerti kan dengan penjelasan singkat mengenai kemudahan yang didapat jika menggunakan iODMS, terutama bagi instansi/perusahaan Anda yang suka dengan kemudahan tanpa harus mengorbankan waktu dan tenaga,
Apabila ingin lebih jelas lagi tentang ap aitu iODMS dan bagaimana implementasinya ? Yuk klik disini saja
Semoga bermanfaat.
