integrasolusi.com- Hai Sobat Office ! Salah satu hal yang hampir pasti dimiliki oleh setiap organisasi adalah dokumen. Yah, tak peduli organisasi anda kecil atau besar, dokumen adalah sesuatu yang pasti dimiliki. Dokumen adalah sebuat tulisan penting yang memuat informasi tertentu. Bisa berupa dokumen pendirian perusahaan, dokumen intruksi kerja, dokumen kerjasama dan masih banyak sekali jenis dokumen lainnya. Bahkan tidak sedikit organisasi yang menmbuat divisi khusus untuk mengelolah ini. Dengan demikian, pengelolahan dokumen yang tepat menjadi suatu kebutuhan bagi organisasi.
Belum lagi, apabila organisasi anda memiliki banyak sekali dokumen yang harus di kelola, tentu memerlukan tools untuk mengelola itu semua untuk meminimalkan resiko yang terjadi akibat pengelolaan dokumen yang tepat. Salah satu cara efektif yang dapat dilakukan adalah dengan mengimplementasikan Document Management System, yaitu suati perangkat lunak yang memungkinkan organisasi untuk mengelola, menyimpan, dan mampu melacak dokumen secara elektronik dan terdigitalisasi.
Dengan menerapkan Document management system, akan memungkinkan organisasi anda terhindar dari berbagai masalah seperti berikut ini :
- Sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen, terutama pencarian secara spesifik. Contohnya : mencari dokumen yang dibuat dalam periode dan oleh user tertentu, dengan deskripsi, nomor dokumen dan proyek tertentu,
- Kesulitan menentukan dokumen dengan versi terbaru karena setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen yang berbeda, dan kita sering tidak tahu siapa yang memegang versi terbaru.
- Untuk mendapatkan suatu dokumen fisik, memerlukan effort yang cukup besar, mulai dari mencari tahu posisi dokumen fisik tersebut, mengambilnya, dan mengantar kepada orang yang memerlukan.
- Jumlah ruangan kantor dan lemari arsip, tidak sebanding dengan banyaknya dokumen. Akan lebih baik jika ruangan kantor digunakan untuk hal lain, daripada sekedar dijadikan tempat penyimpanan dokumen.
- Tingginya resiko kehilangan dokumen. Dokumen fisik rentan untuk rusak, terutama jika adanya bencana alam yang mengakibatkan perusahaan kehilangan dokumen sebagai aset penting mereka
Hal-hal diatas hanya sebagian saja permasalahan yang muncul, tentunya masih banyak masalah yang dapat diselesaikan dengan adanya Document management system (DMS). Pengelolaan dokumen yang dulunya ribet, kini dengan ada DMS ini mengelola dokumen menjadi lebih mudah dan simple.
Tetapi Sobat Office tahu nggak sih, ada nggak pengembang aplikasi DMS yang sudah sangat berpengelaman? Di sini PT Integra Teknologi Solusi sebagai salah satu perusahaan di bdang IT yang sudah berpengalaman dan sudah menangani kebutuhan akan IT di beberapa kementrian dan BUMN, juga mengembangkan produk aplikasi pengelolaan doku,men dengan nama IntegraOffice Document Management System (DMS). Aplikasi IntegraOffice DMS ini, sudah diimplementasikan di beberapa kementrian dan BUMN
Beberapa organisasi besar yang kami bantu untuk pengimplementasian IntegraOffice DMS adalah seperti salah satu BUMN yaitu Semen Indonesia. Dokumen yang dulunya cukup merepotkan pengelolahannya kini menjadi mudah bagi mereka. “Dengan aplikasi IntegraOffice DMS, pengelolaan dokumen lebih mudah dan alur proses pembuatan dokumen menjadi lebih singkat” begitu kata Ibu Yuliana Wulandari selaku General manager of system development dari Semen Indonesia. kami juga membantu di salah satu kementerian yaitu di Kemenristekdikti untuk mengimplentasikan IntegraOffice DMS, dan sampai saat ini sangat membantu karena jumlah dokumen yang begitu banyak menjadi mudah dalam mengelolanya. “Dengan sistem manajeman dokumen integraOffice DMS ini, kini pencarian dokumen dapat lebih mudah. Dokumen juga dapat dilacak keberadaannya dengan fitur bundling, sehingga pengelolahan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien” begitu testimoni dari salah seorang staff di kemenristekdikti.
Nah Sobat Office!
Ingin segera menggunakan aplikasi IntegraOffice DMS? Atau ingin tahu detail informasinya?
Langsung saja klik disini untuk menghubungi kami
Kami akan siap selalu berdiskusi dan membantu anda semua
Semoga Bermanfaat
