integrasolusi.com – Kebutuhan sarana penyimpanan dokumen kantor sangatlah penting. Biasanya, kantor akan menyediakan ruangan khusus untuk menyimpan berbagai dokumen tersebut. Padahal, ada solusi yang lebih canggih dalam melakukan penyimpanan data secara lebih efektif dan efisien, yaitu dengan memanfaatkan teknologi OCR atau optical character recognition.
Isi Artikel
Apa Itu Teknologi OCR
OCR yang juga dikenal dengan istilah pengenalan karakter optik merupakan teknologi yang berguna dalam mengubah teks yang ada pada sebuah gambar menjadi format teks. Dengan adanya teknologi ini, mesin bisa membaca informasi yang tertulis dalam teks tersebut.
Baca juga: Teknologi OCR untuk Kemudahan Pencarian Dokumen Digital
Cara Kerja Teknologi OCR
Sistem kerja teknologi OCR bermula dengan proses pemindaian gambar teks. Dalam tahapan ini, Anda perlu menyiapkan dokumen fisik yang kemudian perlu Anda pindai. Perangkat komputer masih belum bisa mengenali teks yang ada dalam gambar dokumen tersebut.
Selanjutnya, OCR bekerja dengan mengenali setiap karakter yang ada dalam gambar teks. Dulu, kemampuan OCR sangat terbatas hanya mampu mengenali teks dengan font tertentu. Namun, saat ini teknologi sudah canggih dan OCR mampu mengenal teks dengan berbagai jenis font.
Baca juga: Manfaat dan Kegunaan OCR yang Mempermudah Manajemen Dokumen & Arsip
Manfaat Penggunaan Teknologi OCR dalam Penyimpanan Dokumen Kantor
Kemampuan OCR dalam mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital memberikan banyak manfaat berkaitan dengan aktivitas pengarsipan. Manfaat tersebut di antaranya adalah:
1. Kemudahan Pencarian Dokumen
Dokumen hasil OCR bersifat digital. Karena bentuk berkas yang digital, Anda bisa melakukan pencarian dengan mudah. Cukup dengan mengetikkan nama file, dan Anda sudah dapat menemukannya.
2. Efisiensi Sarana Penyimpanan Dokumen Kantor
Format data digital tidak perlu tempat penyimpanan luas. Apalagi, saat ini ada fasilitas sarana penyimpanan berbasis cloud. Jadi, Anda bisa mengalokasikan ruangan untuk kebutuhan lain yang lebih mendesak.
3. Proses Entry Data yang Akurat dan Cepat
OCR memungkinkan proses digitalisasi dokumen berlangsung cepat. Anda tidak perlu melakukan proses entry data manual yang melelahkan. Di samping itu, Anda juga bisa memperoleh hasil yang akurat dan bahkan berlangsung secara otomatis.
4. Pengeditan Dokumen
Manfaat selanjutnya adalah terkait kebutuhan pengeditan dokumen. OCR membantu Anda dalam mengubah isi dokumen fisik sehingga sesuai dengan kondisi terkini.
5. Hemat Biaya
Terakhir, Anda bisa melakukan penghematan biaya secara signifikan. Tak perlu lagi menyewa ruangan khusus ataupun mencetak dokumen.
Baca juga: Mengapa Teknologi OCR Penting untuk Sistem Pengelolaan Dokumen?
Kini, Anda sudah tahu berbagai manfaat OCR dalam membantu penyimpanan dokumen kantor, kan? Semua manfaat tersebut, bisa Anda peroleh dengan menggunakan layanan inOffice Document Management System. Praktis dan efisien, deh!
