integraOffice DMS – Dalam operasional sebuah instansi/perusahaan tentunya pengelolaan dokumen merupakan hal yang penting bagi jalannya aktivitas perusahaan. Dengan adanya pengelolaan dokumen yang baik, tentunya operasional instansi/perusahaan akan berjalan baik pula. Namun apabila pengelolaan dokumennya tidak tepat, ya tentunya akan menjadi masalah yang besar bagi operasional instansi/perusahaan. Langkah terbaik untuk operasional perusahaan agar berjalan secara baik dan efektif adalah berusaha mengoptimalkan manajemen dokumen-dokumennya dengan kemajuan teknologi informasi saat ini, yaitu dengan bertransformasi ke arah digital, atau dengan kata lain bagaimana kita memanfaatkan teknologi informasi saat ini, untuk mendigitalkan
Sebenarnya yang menjadi pokok permasalahan utama adalah bagaimana kita memiliki sistem digitalisasi manajemen dokumen yang terjamin dalam memenuhi kebutuhan operasional usaha kita. Serta nantinya aplikasi manajemen dokumen tersebut dapat meminimalkan berbagai permasalahan lainnya yang muncul kseperti :masalah keamanan dokumen, masalah penyimpanan dokumen, alur dan sistem kerja pembuatan dokumen sampai dengan publishing, dll.
Sebagai solusi dari masalah di atas, integraOffice Document Management System (DMS) sebagai sistem manajemen dokumen masa kini, hadir dalam upaya membantu proses digitalisasi manajemen dokumen di tempat kerja Anda agar lebih mudah, efektif dan efisien.
Mengapa harus menggunakan integraOffice DMS?
Karena dengan menggunakan integraOffice DMS, instansi/perusahaan akan mendapatkan manfaat dan keuntungan antara lain :
1.Keamanan data terjamin
Dengan integraOffice DMS, pengelolaan dokumen dapat dikontrol dengan tingkat keamanan yang ketat, baik dari administrator aplikasinya atau dari penggunanya sendiri yang masing-masing dapat di control hak aksesnya. Semua dokumen yang dibuat dan di upload akan selalu ada watermark nya. Yang berisikan unit/pengguna pemilik dokumen dan nama dan informasi lainnya si pengunduh dokumen, yang akan selalu ada di setiap unduhan dokumennya. Sehingga bila terjadi kebocoran dokumen dapat segera diketahui siapa yang membocorkan.
2.Pencarian/Searching dokumen lebih mudah.
Tentu saja, dengan integraOffice DMS, searching dokumen akan lebih mudah, cepat dan tidak butuh waktu yang lama. Karena semua dokumennya dalam bentuk digital dan paperless, sehingga dimanapun dan kapanpun kita bisa mengaksesnya, tinggal ketikkan kata kunci pencariannya saja.
3.Alur dan informasinya lengkap
Dengan menggunakan integraOffice DMS ini, alur dan informasinya dokumennya lengkap dan jelas, mulai dari alur proses pembuatan dokumen, dari proses drafting, revisi sampai di publish. Karena ada beberapa dokumen dalam perusahaan yang memerlukan tahapan birokrasi dalam pembuatannya, yaitu dokumen-dokumen yang sifatnya procedural (SOP, intruksi kerja, penjaminan mutu, dll). Selain itu, dengan aplikasi integraOffice DMS semua dokumen yang disimpan/dibuat harus ada informasi yang lengkap, seperti detail dan sejarah dokumen yang ada, sehingga memudahkan dalam melakukan pencarian informasi dan pengelolaan dokumen.
4.Mudah untuk kolaborasi dan versioning dokumen
Dengan menggunakan integraOffice DMS, lebih mudah melakukan koborasi dalam pembuatan sebuah dokumen dengan beberapa pengguna sekaligus tanpa ada hambatan jarak dan tempat yang berbeda. Semua bisa secara real-time dalam membuat dan menyusun dokumen. Selain itu integraOffice DMS juga memungkinkan penggunanya dalam melakukan pembaharuan terhadap versi dokumennya dan mengupdatenya Kembali, yang biasanya digunakan untuk dokumen yang mempunyai jangka waktu dan harus diupdate dari waktu ke waktu.
5.Lebih hemat anggaran
Mengapa dengan menggunakan integraOffice DMS bisa menghemat anggaran? Ya karena instansi/perusahaan tidak perlu anggaran besar untuk ruang penyimpanan dokumennya, dan juga tidak perlu anggaran kertas yang besar. Karena dokumen yang dismpan semuanya dalam bentuk digital, yang disimpan dalam database server atau penyimpanan cloud, dimana tidak memerlukan tempat penyimpanan fisik dokumennya. Dan dengan menyimpan dokumen secara digital, pastinya dapat megurangi penggunaan kertas atau istilahnya paperless
Dari uraian di atas, pastinya sudah ada gambaran tentang integraOffice DMS sebgai cara mudah mengelola dokumen masa kini. Yang seperti tersebut di atas, tentunya tidak kita temui dalam pengelolaan dokumen secara manual yang kurang efektif dan efisien.
Tidak perlu ragu lagi untuk segera mengimplementasikannya. Silakan hubungi kami untuk informasi secara detai dari integraOffice DMS
Dan semoga bermanfaat
