integrasolusi.com – Pengelolaan dokumen adalah hal yang tidak terpisahkan dari aktivitas suatu instansi/perusahaan, karena dokumen dan pengelolaannya punya peran penting dan berpengaruh besar pada jalannya suatu organisasi/instansi. Ya tentu saja dokumen-dokumen berisi dan mengandung berbagai hal, mulai dari hal yang sifatnya rutin dan biasa, sampai dengan hal yang sifatnya penting dan berisi rahasia instansi/perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting dan keharusan bagi instansi/perusahaan untuk mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki secara baik, tepat, efektif dan efisien serta keamanannya terjamin.
Anda bisa bayangkan, pengelolaan dokumen pada organisasi/instansi jika tidak dilakukan dengan tepat, tentunya akan sangat-sangat merugikan baik bagi internal organisasi/instansi dan bisa juga merugikan pihak ekternal sebagai rekanan atau mitra kerja. Kalau sudah seperti itu, nama baik organisasi/instansi akan dipertaruhkan juga.
Mengenai pengelolaan dokumen, berikut ini ada beberapa masalah yang bisa saja muncul kapan saja dan menjadi momok bagi organisasi/instansi dalam pengelolaan dokumennya, seperti :
- Sulit mencari dokumen
Ya memang benar, manajemen sebuah organisasi/instansi harus siap sedia ketika ada kebutuhan dokumen yang mendadak,baik untuk kepentingan internal ataupun eksternal. Apalagi pencarian dokumennya secara manual, tentunya akan memakan waktu yang lama pula dan bisa berdampak pada aktivitas lainnya yang berhubungan dengan dokumen tersebut.
- Terbatasnya ruang penyimpanan
Ini juga menjadi hal yang ditakuti organisasi/instansi, dengan intensitas alur dan proses dokumen yang dari ke hari semakin meningkat dan banyak, pasti manajemen organisasi/instansi harus berpikir akan kebutuhan tempat penyimpanan dokumennya. Apalagi membutuhkan anggaran besar hanya untuk menyimpan dokumen saja.
- Resiko kehilangan dokumen
Ini hal paling sering ditakuti oleh instansi/organisasi, ya tentu saja resiko kehilangan dokumen harus dicarikan solusinya yang tepat. Karena dokumen yang ada dan dimiliki oleh organisasi/instansi harus benar-benar dijaga dan dikelola dengan baik, apalagi dokumen penting dan rahasia organisasi.
- Masalah keamanan dokumen
Ini masih berkaitan erat dengan poin nomor 3, ya karena pengelolaan dokumen itu harus tepat dan baik, serta harus benar-benar menjaga keamanannya juga. Agar dokumen-dokumen yang dimiiliki organisasi/instansi tidak jatuh pada pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab dan bisa saja merugikan pihak intenal organisasi ataupun eksternal organisasi. Nah disini manajemen organisasi/instansi harus bisa mencari solusinya dan harus segera diimplemntasikan.
Itulah 4 hal utama yang harus dihindari oleh organisasi/instansi ketika mengelola dokumen-dokumennya, untuk itu harus ada solusi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi/instansi.
Apa solusinya?
Solusinya cukup mudah dicari dan diimplementasikan saat ini, yaitu dengan memanfaatkan teknologi digital yang ada, yaitu dengan menggunakan integraOffice Document Management System (DMS). Karena dengan integraOffice DMS pengelolaan dokumennya dilakukan secara paperless dan digital.
Tapi mengapa harus integraOffice DMS ? coba lihat informasi dibawah ini :
Perbandingan iODMS dan DMS Konvensional
Case study iODMS
Bagaimana? Masih ragu menggunakan integraOffice DMS? Langsung saja klik disini untuk informasi ldetailnya dan bagaimana cara implementasinya
Semoga bermanfaat dan selamat beraktivitas
