integrasolusi.com – Dalam aktivitas kerja kita sehari-hari, terutama di perkantoran, baik di sektor pemerintahan, perusahaan, swasta sampai dengan pendidikan/universitas, pasti sudah tidak asing lagi dengan berbagai dokumen-dokumen yang hilir mudik sebagai salah satu bagian penting dalam jalannya sebuah instansi/organisasi. Ya karena dengan dokumen, semua aktivitas kita dapat kita ketahui dan juga dengan dokumen pula, semua data informasi yang penting dapat kita filter dan kita simpan sebagai dokumen penting dan rahasia. Selain itu, dokumen juga mempunyai peran penting bagi instansi/organisasi sebagai alat komunikasi secara tertulis antar bagian yang ada.
Tetapi dengan semakin berkembang dan kompleknya aktivitas serta tingginya hilir mudik dokumen di instansi/organisasi, tentu saja bisa menimbulkan permasalahan baru bagi instansi/organisasi tersebut ketika dokumen-dokumennya di kelola dengan tidak tepat. Hal itu bisa terjadi ya bisa saja karena SDM yang ada dalam mengelola dokumen mengalami kesulitan, dan bisa juga karena pengelolaan dokumen dianggap sepele oleh sebagian instansi/organisasi, tetapi yang pasti imbasnya akan dirasakan di kemudian hari, yaitu bisa menghambat proses dan aktivitas yang lain. Biasanya kesulitan yang sering dihadapi dalam mengelola dokumen adalah hal yang sederhana dan tentunya pengelolaannya masih dilakukan secara manual konvensional, seperti :
- Masalah waktu, dengan mengelola dokumen secara manual, jelas akan memakan waktu yang lama, karena dokumennya masih berbentuk fisik, pencarian dokumennya pun masih dicari secara manual di tumpukan atau lemari arsip yang tentu saja butuh waktu lama dan pencariannya.
- Masalah human error, ini sangat sering terjadi dalam mengelola dokumen. Karena pengelolaan dokumen secara manual, masih mengandalkan tenaga manusia, yang bisa saja melakukan kesalahan dalam penamaan dokumen, penempatan dokumen atau bisa saja penyebab kerusakan dan kehilangan dokumen.
- Masalah kerahasiaan dan keamanan, ini merupakan hal yang sering dianggap sepele. Pengelolaan dokumen secara manual belum cukup mumpuni dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen. Karena masih bisa diakses atau didapat oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab untuk mencuri dan bahkan membocorkannya.
- Masalah ragam/versi dokumen, ini pasti membuat tambah pusing petugas yang mengelola dokumen. Karena pengelolaannya masih manual, tentunya apabila ada perubahan atau revisi terhadap suatu dokumen, tidak serta merta pihak lain yang berhubungan dengan dokumen tersebut tahu, sehingga harus dikonfirmasi dahulu tentang perubahan dokumennya. Bayangkan saja banyak ragam dokumen yang beredar dan tidak tahu versi mana yang harus dipakai
- Masalah biaya dan tempat, ini juga bisa membuat pengelolaan dokumen menjadi sulit. Ya karena bisa saja biaya anggaran kertas yang membengkak gara-gara tingginya intensitas dokumen, belum lagi harus menyediakan tempat atau ruang khusus penyimpanan dokumen fisiknya, yang umum maupiun yang sifatnya rahasia. Jelas sangat membebani dan menyulitkan pengelolaan dokumennya.
Bagaimana solusinya?
Solusinya cukup satu saja, yaitu manfaatkan kecanggihan teknologi digital yang ada sekarang ini. Implementasikan aplikasi integraOffice Document Management System (DMS). Karena dengan integraOffice DMS, tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen secara digital saja, melainkan mencakup semua keseluruhan aktivitas daam mengelola dokumen dengan cepat, mudah, efektif dan efisien. Mengapa? Ya karena dokumen adalah aset berharga dari instansi/organisasi sehingga harus dikelola dengan sebaik-baiknya.
Lalu, apa saja yang bisa kita dapatkan jika mengimplementasikan integraOfice DMS?
- Mudah dalam pencarian dan tracking dokumen
Dengan integraOffice DMS, semua dokumennya disimpan dalam bentuk digital, akan sangat mudah untuk mencari dokumen dan melakukan tracking terhadap dokumen yang ada. Jadi lebih menghemat waktu dan tenaga berbeda dengan pengelolaan manual.
- Informasi detail terkait dokumen yang lengkap
Ini biasanya disebut juga dengan metadata dokumen, yang artinya semua informasi yang melekat pada dokumen dapat ditampilkan secara detil, miulai dari siapa pembuatnya, kapam, alamat ip nya dll. Sehingga dokumen dengan mudah dapat dicari informasinya
- Jaminan keaslian dokumen (watermark)
Ini salah satu keunggulan dari aplikasi integraOffice DMS. Dengan adanya watermark yang akan selalu tampil pada setiap dokumen yang di preview atau diunduh, jelas sangat terjaga keamanan dan keaslian dokumennya. Kalaupun ada kebocoran, sangat jelas akan terdeteksi siapa, kapan, dimana dan dengan alamat ip mana diundu. Pastinya akan membuat berpikir dua kali penggunanya untuk membocorkannya ke pihak lain yang tidak berwenang
- Hak akses dokumen terjaga
Ini maksudnya adalah, tidak semua pengguna aplikasi integraOffice DMS bisa mengakses data dan dokumen lain seenakknya, karena karena harus melalui alur persetujuan dari document controller dalam memberikan hak aksesnya. Jadi lebih aman dan terjaga kerahasiaan dokumennya
- Riwayat perubahan dokumen
Ini juga menjadi alasan mengapa harus integraOffice DMS. Ya karena semua data dokumen yang ada pada aplikasi integraOffice DMS, akan secara berkala dicatat tentang riwayat perubahan dokumennya. Mulai dari draft sampai dengan menjadi dokumen yang di publikasikan. Jadi tidak perlu bingung lagi, versi dokumen mana yang terbaru.
- Dokumen bundling
Dengan dokumen bundling yang ada pada aplikasi integraOffice DMS, Anda dapat membuat folder untuk dokumen yang berkatagori sama dan sifatnya saling melengkapi. Dengan demikian , pengguna dapat mengetahui dokumen mana yang belum lengkap dan harus dilengkapi, seperti misalnya dokumen kelengkapan pengadaan barang dan jasa yang memang terdiri dari beberapa dokumen yang harus dilengkapi
- Data dokumen tersimpan di cloud-storage (dokumen bisa diakses dimanapun dan kapanpun)
Ini yang sekarang ini menjadi trend tersendiri dalam pengelolaan dokumen secara digital. Instansi/organisasi bisa mengakses dan berkolaborasi dalam suatu dokumen, tanpa harus ada keterbatasan jarak dan waktu, sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat, mudah, efektif dan efisien.
Dengan berbagai kemudahan yang ada pada aplikasi integraOffice DMS, tentunya akan sangat mambantu dalam pengelolaan dokumen secara digital di kantor Anda. Sudah saatnya bertransformasi digital dengan menggunakan integraOffice DMS. Segera hubungi kami untuk informasi lengkapnya.
Disadur dari berbagai sumber :https://bahasan.id/enam-masalah-klasik-pengelolaan-dokumen-yang-belum-digital/
